ในปัจจุบันยุคดิจิทัล การสแกนเอกสารกลายเป็นเรื่องปกติธรรมดา ไม่ว่าจะเป็นสำหรับบุคคลทั่วไป หรือในธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะต้องแปลงเอกสารกระดาษไปเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือจัดเก็บเอกสารสำคัญทางธุรกิจ การสแกนเอกสารเป็นวิธีที่ง่าย และรวดเร็วที่สุดเพื่อบรรลุเป้าหมายนี้ ข้อดีก็คือการสแกนเอกสารคุณไม่จำเป็นต้องจ้างมืออาชีพเพื่อให้ได้งานมา เพราะคุณสามารถสแกนเอกสารด้วยตนเองได้ง่าย ๆ
บทความนี้จะเป็นคู่มืออธิบายขั้นตอนการสแกนเอกสารง่าย ๆ ด้วยตนเอง ตั้งแต่การเลือกอุปกรณ์ที่เหมาะสมเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่ ถ้าคุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้จะสามารถสแกนเอกสารได้อย่างรวดเร็ว และง่ายดาย และได้ประโยชน์จากการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 601
อุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับสแกนเอกสารง่าย ๆ ด้วยตนเอง
ขั้นตอนแรกในการสแกนเอกสารง่าย ๆ ด้วยตนเอง ต้องมีอุปกรณ์ที่เหมาะสม ต้องใช้เครื่องสแกน และคอมพิวเตอร์ แต่หากคุณมีเครื่องพิมพ์ที่มีสแกนเนอร์อยู่ในตัวแล้ว ก็สามารถนำมาใช้ในงานสแกนเอกสารได้เลย เรียกได้ว่าคุณนั้นล้ำหน้าไปหนึง่ก้าว แต่อย่างไรก็ตามหากคุณไม่มีเครื่องสแกน ก็มีตัวเลือกราคาย่อมเยามากมายที่สามารถทำงานให้เสร็จได้ โดยพิจารณาเลือกเครื่องสแกนเนอร์ดังนี้
- ความละเอียดในการสแกน : ยิ่งความละเอียดสูงมากเท่าไหร่ คุณภาพของการสแกนก้จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น แนะนำให้เลือกเครื่องสแกนเนอร์ที่มีความละเอียดที่ 300 Dpi สำหรับเอกสารที่เป็นข้อความ และ 600 Dpi หรือมากกว่าสำหรับรูปภาพ หรือกราฟิก
- ความเร็ว : พิจารณาจำนวนหน้าที่คุณจะสแกน และเลือกเครื่องสแกนเนอร์ที่มีความเร็วสูงเพียงพอต่อความต้องการของคุณ
- การเชื่อมต่อ : เครื่องสแกนเอนร์บางเครื่องเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ของคุณผ่าน USB ในขณะที่เครื่องอื่นเชื่อมต่อแบบไร้สาย เลือกตัวเลือกที่คุณสะดวกที่สุด
- ขนาด และการพกพา : หากคุณจะต้องเคลื่อนย้ายเครื่องสแกนเนอร์บ่อย ๆ ให้มองหาเครื่องสแกนเนอร์แบบพกพา น้ำหนักเบา
อ่านเพิ่มเติม : แนะนำเครื่องสแกนเอกสาร ราคาถูก คมชัด สมคุณภาพ ปี 2022
การตั้งค่าเครื่องสแกนเนอร์ เพื่อการสแกนเอกสารง่าย ๆ ด้วยตนเอง
เมื่อได้อุปกรณ์ที่ต้องการแล้ว คุณจะต้องตั้งค่า และเตรียมอุปกรณ์ให้พร้อมสำหรับการใช้งาน นี่คือสิ่งที่ต้องทำสำหรับเตรียมเครื่องสแกนเนอร์
- เชื่อมต่อเครื่องสแกนเนอร์เข้ากับคอมพิวเตอร์ของคุณ โดยใช้สายเคเบิลที่ได้มากับเครื่อง หรือตั้งค่าการเชื่อมต่อไร้สาย
- ติดตั้งซอฟต์แวร์ที่มาพร้อมกับเครื่องสแกนเนอร์ ซอฟต์แวร์จะช่วยให้คุณควบคุมเครื่องสแกนเนอร์จากคอมพิวเตอร์ และทำการปรับเปลี่ยนการตั้งค่าที่จำเป็น
- ทำตามคำแนะนำในซอฟต์แวร์ เพื่อปรับเครื่องสแกนเนอร์ ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าการสแกนเอกสารของคุณถูกต้อง และมีคุณภาพสูงสุด
ติดต่อกับเรา Bangkok Scan ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการสแกนเอกสาร และระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อประหยัดเวลาและเงินของท่าน
ขั้นตอนการเตรียมเอกสารเพื่อสแกนเอกสารง่าย ๆ ด้วยตนเอง
ก่อนเริ่มการสแกนเอกสาร จะต้องมีการเตรียมเอกสารที่ต้องการสแกนให้พร้อม และนี้ขั้นตอนการเตรียมเอกสารที่คุณต้องทำ
- รวมรวบเอกสารที่ต้องการสแกนทั้งหมด
- จัดเรียงเอกสารตามลำดับที่ต้องการสแกน
- นำลวดเย็บกระดาษ หรือคลิปหนีบกระดาษออก
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารไม่มีสิ่งสกปรก หรือเศษผงใด ๆ
- หากคุณสแกนเอกสารหลายหน้า ให้พิจารณาใช้คลิปหนีบกระดาษ เพื่อจัดเตรียมเอกสารแยกเป็นชุด
ขั้นตอนการเตรียมเอกสารเพื่อสแกนเอกสารง่าย ๆ ด้วยตนเอง
เมื่อจัดเตรียมอุปกรณ์ และเตรียมเอกสารที่ต้องการสแกนเรียบร้อยแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนการสแกนเอกสารจริง ๆ แล้ว นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ
- เปิดซอฟต์แวร์การสแกนในคอมพิวเตอร์
- เลือกประเภทการสแกนที่ต้องการดำเนินการ อย่างสี โทนสีเทา หรือขาวดำ
- วางเอกสารในเครื่องสแกน โดยทำตามคำแนะนำในซอฟต์แวร์
- รอการสแกนเอกสารเสร็จสิ้น
- ทำซ้ำแบบเดิมจบครบเอกสารที่ต้องการสแกน
สรุป
นอกเหนือจากการใช้เครื่องสแกนเนอร์แล้ว ยังมีวิธีอีกหลายวิธีในการสแกนเอกสารให้เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นการใช้สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต หรือจ้างผู้ให้บริการรับสแกนเอกสาร อย่าง Bangkokscan เราให้บริการสแกนเอกสาร พร้อมทั้งบริการบันทึกข้อมูล เอกสารมากมายของคุณเราสามารถจัดการได้ เรียกได้ว่าบริการครบจบในที่เดียว สนใจบริการสแกนเอกสารโทร. 02-551-2097 ต่อ 601 เรามุ่งมั่นช่วยเหลือ เปลี่ยนการทำงานขององค์กรสู่ดิจิทัล ยินดีให้คำปรึกษา