การจัดการเอกสารแบบเดิม VS การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แบบไหนดีกว่ากัน?

หลายครั้งที่เราพบว่าเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินชีวิตเป็นอย่างมาก โดยได้เข้ามาสร้างความสะดวกสบายให้กับผู้คนมากขึ้น และยังช่วยทำให้เรื่องยากกลายเป็นเรื่องง่ายได้อีกด้วย

ซึ่งเทคโนโลยีไร้กระดาษ (Paperless Technology) หรือที่คนส่วนใหญ่รู้จักกันในชื่อ e-Document เป็นเทคโนโลยีสำคัญที่ถูกนำมาใช้แทนเอกสารกระดาษ โดยใช้งานร่วมกับระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ DMS (Document Management System) หรือ ECM (Enterprise Content Management) ที่มีบทบาทสำคัญในการช่วยพัฒนางานเอกสาร และจัดการข้อมูลในองค์กรชั้นนำต่าง ๆ มากมาย

สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 601

Document Management System คืออะไร?

Document Management System : DMS คือ ระบบจัดการเอกสารแบบครบวงจรในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งหลักในการทำงานของระบบนี้คือ ช่วยจัดเก็บเอกสาร จัดการเอกสาร ติดตามเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

โดยระบบ DMS ใช้หลักแนวคิด Paperless หรือที่เรียกว่า การใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุดเพื่อลดภาระค่าใช้จ่ายในส่วนของเอกสารลงไป ช่วยจัดการเอกสารให้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย เสริมประสิทธิภาพวางรากฐาน Digital Transformation ให้องค์กรพร้อมเข้าสู่ Digital Workflow อย่างสมบูรณ์แบบ

Enterprise Content Management คืออะไร ?

Enterprise Content Management : ECM เป็นการจัดแจงข้อมูล และการปฏิบัติงานข้างในหน่วยงาน โดยใช้อุปกรณ์ทางไอที และการติดต่อสื่อสารเข้ามาช่วยจัดเก็บ จัดการ แบ็กอัพข้อมูล จัดส่งข้อมูล รวมไปถึงเอกสารที่เกิดขึ้นในหน่วยงาน เพื่อทุ่นค่าใช้จ่ายรวมทั้งก่อให้เกิดความสามารถหลักการทำงานของหน่วยงาน

อ่านเพิ่มเติม : ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM ดีอย่างไร?

ข้อแตกต่างระหว่างการจัดการเอกสารแบบเดิมกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

วันนี้เราจะมาอธิบายถึงข้อแตกต่างระหว่างการจัดการเอกสารแบบเดิม กับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้คุณได้เห็นภาพมากยิ่งขึ้น ว่าจริง ๆ แล้วเทคโนโลยีมีอิทธิพลในโลกของการทำงานมากน้อยแค่ไหน และมีผลดีต่อองค์กรอย่างไร

1. การจัดการเอกสารรูปแบบเดิม

การจัดการเอกสารแบบเดิม คือ การจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ ที่ครอบคลุมไปถึงการจัดเก็บ การค้นหา และการทำลายเอกสาร ที่มีกระดาษเป็นทรัพยากรหลัก โดยใช้พื้นที่ให้การจัดการค่อนข้างมาก เนื่องจากต้องมีการแยกประเภทของกลุ่มเอกสารที่ต้องการเป็นเวลานาน และบางครั้งเอกสารอาจจะชำรุดหรือสูญหายได้ ทำให้ปัญหาของการจัดการเอกสารแบบเดิม มักจะพบเห็นในองค์กรหรือธุรกิจขนาดปานกลางไปจนถึงขนาดใหญ่ ด้วยปริมาณของเอกสารที่เพิ่มขึ้นอยู่ตลอดเวลา นำมาซึ่งการบริหารจัดการที่ยากเช่นเดียวกัน

2. การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เป็นการจัดการไฟล์ หรือไฟล์เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่ส่วนใหญ่รู้จักกันในชื่อ e-Document ซึ่งสามารถทำงานโดยการสร้างไฟล์จากในระบบ E-document ได้โดยตรง หรือการนำเข้าเอกสารด้วยการสแกนเอกสารกระดาษ เพื่อทำการแปลงเอกสารกระดาษไปเป็นไฟล์ดิจิทัล และใช้ระบบการจัดการเอกสารในการบริหารจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กร ทำให้แต่ละไฟล์ถูกสร้างดัชนี (Index) ทำให้ง่ายต่อการค้นหา หลังจากนั้นไฟล์จะถูกจัดเก็บ และจัดการตามที่ตั้งค่าไว้โดยอัตโนมัติ โดยมีข้อดีคือ

รองรับมารตรฐาน ISO
เอกสารในระบบจัดเก็บเป็นเวอร์ชั่น และเมื่อทำการแก้ไขเอกสาร เอกสารจะถูกอัพเดตใหม่เป็นเวอร์ชั่นใหม่
สร้างโอกาสในการทำงานได้ในทุกที่ทุกเวลา แค่มี Internet
ค้นหาเอกสาร และข้อมูลได้ง่าย ๆ เพียงแค่ไม่กี่วินาที
สะดวกรวดเร็วทั้งการนำเข้า การจัดเก็บ และการค้นหา
ประหยัดค่าใช้จ่าย ทั้งอุปกรณ์สิ้นเปลือง และสถานที่จัดเก็บ
สร้างภาพลักษณ์ขององค์กรให้ดูน่าเชื่อถือ ด้วยการทำงานที่มีมาตรฐาน

อ่านเพิ่มเติม : เริ่มต้นเป็นองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร

สรุป

ดังนั้นการนำเทคโนโลยีเข้ามาเสริมในระบบการทำงานดังที่กล่าวมา ทำให้เห็นได้ถึงความแตกต่างของการจัดการเอกสารแบบเดิม และการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ว่าต่างกันอย่างไร โดยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบการจัดการเอกสารทั้ง DMS และ ECM เหมาะสำหรับองค์กรขนาดกลางไปจนถึงขนาดใหญ่ที่มีปริมาณเอกสารมาก เพื่อให้การบริหารจัดการเอกสารง่ายขึ้น เป็นระบบมากขึ้น ส่งผลให้การทำงานราบรื่น รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งเป็นเรื่องที่องค์กรควรให้ความสำคัญ

หากคุณกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสาร ตั้งแต่การสแกนเอกสาร การบันทึกข้อมูลไปจนถึงระบบจัดเก็บเอกสาร คลิกที่นี้! หรือ โทร.02-551-2097 ต่อ 601 เรายินดีให้คำปรึกษาและให้บริการที่เหมาะกับองค์กรของคุณ

ติดต่อกับเรา Bangkok Scan ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการสแกนเอกสาร และระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อประหยัดเวลาและเงินของท่าน
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601