การเลือกซื้อเครื่องสแกนเนอร์เดสก์ท็อป (Desktop Scanner) สำหรับใช้งานภายในองค์กรของคุณนั้น นับเป็นเรื่องหนึ่งที่คุณต้องให้ความสำคัญ ทั้งนี้ก็เพื่อช่วยให้องค์กรของคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากความสามารถของเครื่องสแกนเนอร์นั่นเอง

สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 601

ดังนั้นการเลือกใช้เครื่องสแกนเนอร์นั้นก็เป็นเรื่องสำคัญ คุณจะรู้ได้ยังไงว่า เครื่องสแกนเนอร์แบบไหนที่เหมาะกับการใช้งานภายในองค์กรของคุณ และเลือกใช้เครื่องสแกนเนอร์ยังไงให้ได้ประโยชน์สูงที่สุด วันนี้เรามีวิธีการเลือกใช้มาฝาก มาดูกันเลยค่ะ

การเลือกเครื่องสแกนเนอร์ให้เหมาะกับองค์กรของคุณ

การเลือกเครื่องสแกนให้เหมาะสมกับขนาด และรูปแบบธุรกิจของคุณนั้น ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องฟุ่มเฟือยไปกับอุปกรณ์ระดับ High-End เพราะสำหรับงานในองค์กรขนาดเล็กนั้น  อุปกรณ์แบบ All-in-One ที่มีคุณภาพระดับใช้งานทั่วไป ก็อาจตอบโจทย์การใช้งานภายในองค์กรของคุณแล้ว ตัวอย่างเช่น เครื่องสแกนเนอร์รุ่น HP Envy 5030 ที่สามารถตอบสนองความต้องการในเรื่องของงานสแกน และงานพิมพ์ต่าง ๆ สำหรับบริษัทที่มีพนักงานประมาณ 5-6 คน ซึ่งสามารถรองรับได้ทั้งการเชื่อมต่อด้วย USB และ Wi-Fi ดังนั้นเป็นเรื่องที่ง่ายที่จะแบ่งปันความสามารถในการสแกน สำหรับพนักงานหลาย ๆ คน

ความแตกต่างของเครื่องสแกนเนอร์ระดับ Consumer และ Business

เครื่องสแกนเนอร์ในระดับ Consumer นั้น อาจจะเพียงพอสำหรับการใช้งานในสำนักงานขนาดเล็ก แต่ถ้าหากว่าคุณต้องสแกนเอกสารจำนวนหลายสิบหน้าในทุกวัน คุณอาจจะต้องมองหาเครื่องสแกนเนอร์สำหรับใช้งานในระดับองค์กร ที่สร้างขึ้นมารองรับภาระงานในระดับมืออาชีพ

เครื่องสแกนเนอร์ในระดับ Consumer นั้น อาจจะเพียงพอสำหรับการใช้งานในสำนักงานขนาดเล็ก แต่ถ้าหากว่าคุณต้องสแกนเอกสารจำนวนหลายสิบหน้าในทุกวัน คุณอาจจะต้องมองหาเครื่องสแกนเนอร์สำหรับใช้งานในระดับองค์กร ที่สร้างขึ้นมารองรับภาระงานในระดับมืออาชีพ

เครื่องสแกนเนอร์แบบเลื่อนกระดาษอัตโนมัติ

สำหรับเครื่องสแกนเนอร์ที่มีขนาดใหญ่ และมีความรวดเร็ว ซึ่งเครื่องสแกนเนอร์ประเภทนี้ จะรับกระดาษแล้วค่อย ๆ เลื่อนหน้ากระดาษแผ่นตัวป้อนเอกสารแบบอัตโนมัติ แต่ถ้ามองไปรอบ ๆ ตัวคุณ คุณจะพบเครื่องสแกนเนอร์ที่มีขนาดกะทัดรัดอย่างเครื่องสแกนเนอร์ของ Fujitsu ก็จัดว่าเป็นหนึ่งในผู้ผลิตที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในเรื่องนี้ และยังถือครองส่วนแบ่งการตลาดไว้ได้มากที่สุด ด้วยผลิตภัณฑ์ที่อยู่กลุ่ม Scansnap ของพวกเขา

ส่วนฟังก์ชันอื่นที่น่าสนใจก็คือ ฟังก์ชันพิเศษที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับการสแกนนามบัตรและใบเสร็จรับเงินเพื่อความพร้อมในการใช้งาน พร้อมถาดเสริมสำหรับเอกสารขนาดต่าง ๆ รวมทั้งการยึดเอกสารขนาดใหญ่ที่ต้องพับครึ่งก่อนที่จะป้อนเข้าเครื่องสแกน และที่มากไปกว่านั้น ในทางเทคนิคแล้วมันเป็นเครื่องสแกนเนอร์ 2 เครื่องในหนึ่งเดียว เพราะด้วยหัวสแกนแบบคู่ที่ช่วยให้สามารถสแกนได้ทั้งด้านหน้า และด้านหลังของเอกสารพร้อมกันด้วยการสแกนเพียงครั้งเดียว เพื่อให้การแสกนทั้ง 2 ด้านเป็นเรื่องไม่ยุ่งยากอีกต่อไป

โซลูชั่นซอฟต์แวร์

จะเห็นได้ชัดว่ามีระบบการสแกนที่หลากหลายเพื่อตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกันให้คุณได้เลือกใช้ แต่ฮาร์ดแวร์กลับมีเพียงครึ่งหนึ่งของสมการ เพราะแม้แต่เครื่องสแกนเนอร์ที่ราคาไม่แพงก็ยังสามารถจับภาพที่มีความละเอียดสูง ๆ ได้ แต่การที่จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากความสามารถของเครื่องสแกนเนอร์นั้น คุณต้องเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมด้วยเช่นกัน

เครื่องมือฟรี

หากคุณกำลังคิดว่าคุณใช้ Scanning Software ที่มีอยู่ใน Windows ให้คุณลองคิดทบทวนใหม่อีกครั้งว่า นั่นเป็นเพราะว่ามันไม่มีให้คุณเลือกใช้ อย่างไรก็ตามคุณสามารถดาวน์โหลดแอพพลิเคชั่นพื้นฐานสำหรับการสแกนเอกสารได้จาก Microsoft Store แต่แอพพลิเคชั่นดังกล่าวจะไม่มีฟีเจอร์ OCR รวมอยู่ด้วย ดังนั้นจึงไม่มีประโยชน์สำหรับธุรกิจโดยทั่วไป หรือถ้าคุณต้องการที่จะใช้ซอฟต์แวร์ฟรี ทางออกที่ดีที่สุดของคุณก็อาจจะเป็นแอพพลิเคชั่น OneNote เพราะมีความสามารถในการจดจำข้อความในเอกสารที่คุณสแกนหรือถ่ายภาพไว้ได้ ซึ่งในการใช้ฟีเจอร์ที่ว่านี้ให้คุณวางภาพของคุณในบันทึกย่อ จากนั้นคลิกขวาแล้วเลือก “คัดลอกข้อความจากภาพ” จากนั้นคุณสามารถวางข้อความที่ถูกคัดลอกมาได้ในทุกที่ที่คุณต้องการ

การค้นหารูปแบบของเครื่องสแกนเนอร์ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

สำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ได้ในระยะยาว เอกสารดังกล่าวจะต้องได้รับการจัดเก็บในรูปแบบมาให้มีความทนทาน ปลอดภัย ซึ่งการจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF นั้นได้รับการรับรองอย่างเป็นทางการ โดยองค์กรมตรฐานอย่าง ISO ว่าถูกออกแบบมาโดยมีเป้าหมายเฉพาะเพื่อขยายเวลาในการจัดเก็บเอกสารให้ยาวนานยิ่งขึ้น ด้วยเหตุผลนี้มันจึงไม่สามารถรองรับคุณสมบัติขั้นสูงบางอย่าง การเข้ารหัสซึ่งอาจจะทำให้เอกสารไม่สามารถเปิดอ่านได้ในอนาคต นอกจากนี้มันยังต้องการให้ฝังฟอนต์ทั้งหมด ลงในไฟล์ เพื่อให้การจัดการรูปแบบดั้งเดิมถูกเก็บรักษาไว้ และยังกำหนดไว้ด้วยว่าไฟล์ต่าง ๆ จะต้องมีคำอธิบายประกอบที่เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร เช่น หัวเรื่อง ผู้แต่งและคำสำคัญอย่างครบถ้วน เพื่อช่วยในการทำดัชนี และยังช่วยให้ผู้อ่านสามารถค้นหาเอกสารได้ง่ายยิ่งขึ้น

สรุป

เนื่องจากจำนวนของวันทำงานที่น้อยลง เพราะหายไปกับการจัดการเอกสาร และเวลาที่เหลือน้อยเต็มทีนั้นก็จะต้องเสียไปกับการปฏิบัติงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ แต่ก็ยังมีอีกหลายองค์กรที่สามารถลดค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ลงไปได้ภายในระยะเวลาเพียงไม่นาน ดังนั้นถ้าหากคุณยังต้องเผชิญกับปัญหาการจัดเก็บเอกสารแบบเดิม ๆ ถึงเวลาแล้วที่จะต้องนำเรื่องนี้มาพิจารณา