Home » บทความ » ทำไมต้องสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ แล้วมันดีอย่างไร?

ทำไมต้องสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ แล้วมันดีอย่างไร?

สแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อนำเข้าสู่ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการยอมรับว่าเป็น EDM -การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ – เทคโนโลยีสารสนเทศ ที่มีวิวัฒนาการมาตั้งแต่สองทศวรรษที่ผ่านมาจาก การจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจัดเก็บเอกสารและภาพที่สแกนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ บนเซิร์ฟเวอร์ที่สามารถจัดทำดัชนีจับภาพและดึงข้อมูล

สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 601

คุณจะได้ประโยชน์อะไร? จากการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

อาจจะเป็นเรื่องเหลือเชื่อสำหรับหลายคน หากจะบอกว่าปัจจุบันข้อมูลข่าวสารหรือ ข้อความต่างๆ ที่อยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้กระดาษจะสามารถส่งถึงกัน ภายในเวลาชั่วพริบตา แถมมีความยืดหยุ่นในการจัดการ แก้ไขและแจกจ่ายไปยัง จุดหมายปลายทางที่แท้จริงได้อย่างแม่นยำ ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการดำเนินงานเพิ่มขึ้น ประโยชน์ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ

  • หมดปัญเอกสารกองเต็มออฟฟิศ หาย หาไม่พบ
  • ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บเอกสารกระดาษที่มีการสำเนาซ้ำซ้อน ลดค่าใช้จ่ายพื้นที่จัดเก็บกระดาษ
  • ลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และใช้กระดาษ
  • ลดค่าใช้จ่ายในการการจัดการเอกสารกระดาษ เช่น การส่งเอกสารภายใน การค้นหาเอกสาร การจัดการจัดเก็บ
  • ลดค่าใช้จ่ายแรงงานในการจัดการเอกสาร สามารถเปลี่ยนไปทำงานที่สร้างมูลเพิ่มให้กับองค์กรมากยิ่งขึ้น
  • เพิ่มความเร็วและช่วยทำให้กระบวนการทำงานสั้นลง โดยทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลและเอกสารได้อย่างรวดเร็วทุกที่ทุกเวลา
  • เพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าและคู่ค้า จากการมีข้อมูลที่ถูกต้องรวดเร็วให้บริการลูกค้าและคู่ค้า
  • ลดความผิดพลาดในกระบวนการทำงานให้เหลือน้อยที่สุด
  • รักษาความปลอดภัย การเข้าถึงข้อมูลตามสิทธิ์ที่ได้รับ
  • เป็นพื้นฐานในการพัฒนากระบวนการทำงานแบบดิจิตอล หรือ Paperless ต่อไป

ระบบสแกนเอกสาร คืออะไร?

คือ ระบบที่ช่วยเปลี่ยนกระดาษเป็น Digital Content ช่วยแยกประเภท จัดเรียง และนำข้อมูลสำคัญบนเอกสารมาสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กร ในไปใช้ในกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ในกระบวนการสแกนเอกสารจะประกอบด้วย 4 กระบวนการหลัก

กระบวนการสแกนเอกสาร

  1. Capture คือ ขั้นตอนการเปลี่ยนเอกสารเป็นภาพดิจิตอล เช่น การสแกนเอกสารได้สแกนเนอร์ การถ่ายภาพเอกสารด้วยมือถือ และ การใช้เครื่องมัลติฟังก์ชั่นสแกนเอกสาร เป็นต้น
  2. Classification/Extract/Index คือ ขั้นตอนที่นำภาพเอกสารมาแยกประเภทเอกสาร (Classification) การแปลงภาพเอกสารให้เป็นข้อมูล (Extract) และการทำการบันทึกข้อมูลดัชนี (Index) ของเอกสาร
  3. Validate คือ ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารว่ามีการแยกประเภท ดึงข้อมูล และจัดทำดัชนี ถูกต้องหรือไม่ก่อนที่จะส่งไปจัดเก็บในระบบเป้าหมาย
  4. Deliver คือ ขั้นตอนการส่งไฟล์เอกสารและข้อมูลไปยังระบบเป้าหมาย เช่น ระบบจัดการเอกสาร ระบบเวิร์กโฟลว์ ระบบ ERP และ ระบบ CRM เป็นต้น เพื่อสร้าง Digital Business Process

กระบวนการสแกนเอกสาร

โซลูชั่นในการสแกนเอกสารมีเทคโนโลยีหลายระดับ แต่ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยีระดับใดก็ยังอยู่ใน 4 ขั้นตอนกระบวนการสแกนเอกสาร Capture >> Classification/Extract/Index >> Validate >> Deliver เราสามารถแบ่งระดับเทคโนโลยีสแกนให้เข้าใจง่ายๆ ได้ 3 ระดับ

  1. เทคโนโลยีสแกน 2.0 คือ การสแกนโดยใช้ซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยโดยมีคนเป็นผู้ดำเนินการ คนเป็นผู้ทำการแยกประเภท ทำดัชนี ตรวจสอบ โดยมีซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือ
  2. เทคโนโลยีสแกน 3.0 คือ การสแกนโดยใช้ซอฟต์แวร์มาทำการแยกประเภท ทำดัชนี โดยใช้เทคโนโลยีด้าน OCR และ Dynamic Form Processing เข้ามาทำงานตามเงื่อนไข (Rule) ที่กำหนดไว้ รวมทั้งสามารถกำหนดให้ส่งข้อมูลไปยังระบบเป้าหมายได้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องตรวจสอบตามเงื่อนไขความถูกต้องที่ตั้งไว้ ในเทคโนโลยี 3.0 จะใช้คนในกระบวนการสแกนน้อยลง แต่ยังต้องใช้คนในการตั้งเงื่อนไขหรือกฏในระบบเพื่อให้ซอฟต์แวร์ทำงาน
  3. เทคโนโลยีสแกน 4.0 คือ การสแกนโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ซอฟต์แวร์เรียนรู้ได้ด้วยตนเอง คือ มีการนำปัญญาประดิษฐ์ (AI) เข้ามาทำการเรียนรู้แบ่งแยกประเภทดึงข้อมูลตรวจสอบและตัดสินใจแทนคน ตาม Model ที่ได้กำหนดไว้ มีความสามารถในการเรียนรู้ข้อมูลใหม่ ประเภทเอกสารใหม่ หาความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลได้เอง ซึ่งจะเข้ามาช่วยให้เราสามารถใช้ข้อมูลในเอกสารที่สแกน และสร้างกระบวนการทางธุรกิจที่ฉลาดได้อย่างรวดเร็ว

สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 601

ทำไมการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ถึงมีความสำคัญมาก?

ปัจจุบันสังคมไทยนอกจากจะก้าวเข้าสู่การเป็น Cashless society แล้ว ในขณะนี้เทคโนโลยีเกี่ยวกับระบบการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังสามารถนำสังคมเราเข้าสู่ยุค Paperless ได้อีกในเวลาเดียวกัน

ซึ่งข้อดีของ Paperless ก็คือช่วยลดการใช้กระดาษซึ่งเป็นการช่วยลดการใช้ทรัพยากรและลดการเกิดภาวะโลกร้อนได้อีกทางหนึ่ง

การเก็บเอกสารเป็นกระดาษไม่ว่าจะเป็นข้อมูลอะไรก็ตามทำให้เปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บและสถานที่เก็บ ดังนั้นการเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์จะทำให้เจ้าของธุรกิจไม่ต้องลงทุนในการเช่าสถานที่เพื่อเก็บของเพิ่มขึ้น และเมื่อมีการค้นหาเอกสารก็สามารถค้นหาได้ทันทีและรวดเร็ว เพราะระบบมีการจัดเก็บข้อมูลไว้อย่างเป็นระเบียบอยู่แล้ว สามารถดึงข้อมูลขึ้นมาใช้งานได้ทันที

นอกจากข้อดีของการไม่ใช้กระดาษและการเก็บเอกสารแล้ว ระบบการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยในเรื่องของการยืนยันตัวตนของเจ้าของเอกสารนั้นได้อีกด้วย ทำให้ผู้ใช้บริการไม่ต้องเสียเวลาในการจัดเตรียมเอกสารและเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ข้อมูลที่จัดเตรียมได้รวดเร็วทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานและทำให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น

ข้อดีของการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

เป็นการประหยัดทรัพยากร ประหยัดเวลาและต้นทุนหลายๆ อย่าง ทำให้เศรษฐกิจสามารถก้าวไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็ว จึงอยากชวนให้ทุกคนลองหันมาใช้ระบบการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กันดู อย่างน้อยก็เป็นการช่วยสังคมและสิ่งแวดล้อม เริ่มต้นจากเราก่อนแล้วค่อยๆ บอกต่อกันไป โลกจะสวยดังเดิมได้ไม่ใช่เรื่องที่ยากเย็นเลยจริงๆ

ติดต่อกับเรา Bangkok Scan ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการสแกนเอกสาร และระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อประหยัดเวลาและเงินของท่าน

การสแกนเอกสารมีความสำคัญอย่างยิ่งในการปรับปรุงกระบวนการทำงานและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท ช่วยให้ข้อมูลทางธุรกิจและข้อมูลที่มีค่าทั้งหมดได้รับการคุ้มครองอย่างดี