ในช่วงที่โลกกำลังก้าวล้ำไปไกล เทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาอำนวยความสะดวกมากมาย แน่นอนว่าการทำเอกสารจะต้องมีการพัฒนาการจัดเก็บในรูปแบบของกระดาษออกมาเป็นในรูปแบบดิจิตอลสะดวกสบายต่อการเก็บรักษาเอกสาร แต่ถ้าหากยังคงเป็นแผ่นกระดาษที่เก็บไว้นานๆ ก็อาจจะมีการชำรุดเสียหายได้ง่าย ดังนั้นการสแกนเอกสารก็เป็นอีกเทคโนโลยีที่พัฒนาได้ตอบโจทย์การทำงานของหลากหลายสำนักงานทีเดียว

สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 601

อกจากจะเป็นความสะดวกสบายแล้วการสแกนเอกสารยังช่วยลดการใช้กระดาษอีกด้วย ทั้งการพิมพ์เอกสารซ้ำซ้อนต่างๆ ทำให้ยุ่งยากต่อการจัดเก็บ รวมไปถึงการต้องใช้แรงงานคนเพื่อนำส่งเอกสารหากเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นเอกสารดิจิตอลแทนจะยิ่งทำให้การนำส่งเอกสาร และการเข้าถึงเอกสารง่ายและรวดเร็วมากขึ้น ไม่ว่าจะทำงานที่ไหนก็สามารถเข้าดูเอกสารที่สแกนเอาไว้ได้ แน่นอนว่าถ้าหากลดการใช้กระดาษไปได้ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้จะต้องลดลงไปสามารถนำงบไปทำอย่างอื่นได้อีกด้วยนับว่าเป็นข้อดีมากทีเดียวที่ได้ลดค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ และยังเป็นข้อดีต่อการมีความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมอีกด้วย เมื่อลดการใช้กระดาษและหมึกแล้วก็จะยิ่งช่วยลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์อีกด้วย

เชื่อว่าคนทำงานหลายๆ คนที่เห็นกองเอกสารเป็นตั้งๆ หากต้องการหาเอกสารบางอย่างเพื่อนำมาใช้งานอาจจะต้องปวดหัวกันเลยทีเดียว กับการต้องมานั่งค้นหาเอกสารเป็นกอง ๆ ที่หายังไงก็หาไม่เจอสักที การสแกนเอกสารจึงสำคัญมากๆ ต่อการเก็บรักษาและการค้นหาเอกสารที่ต้องการใช้งาน เมื่อสแกนเอกสารออกมาเป็นในรูปแบบดิจิตอลก็จะยิ่งง่ายต่อการค้นหาเพราะเราสามารถแยกประเภทการจัดเก็บ และเจาะจงชื่อของเอกสารได้ ยิ่งถ้าหากเป็นเอกสารสำคัญจึงง่ายและรวดเร็วต่อการค้นหาการสแกนเอกสารเป็นดิจิตอลจะช่วยลดปัญหาการเสียเวลาหาเอกสารไปได้เยอะเลยล่ะ

แน่นอนว่าจุดประสงค์ในการสแกนเอกสารต้องการที่จะเก็บรักษาเอกสารในระยะยาวแบบถาวรเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเอกสารชำรุดหรือฉีกขาด นั่นก็คือเอกสารจะมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้นลดความเสี่ยงในการถูกลักขโมยเอกสารถ้าหากเป็นเอกสารสำคัญ เมื่อเอกสารที่เป็น กระดาษถูกสแกนออกมาให้เป็นในรูปแบบเอกสารดิจิตอลองค์กรก็จะสามารถจำกัดการเข้าถึงข้อมูลเอกสารได้หมดกังวลเรื่องการถูกลักขโมยเอกสารสำคัญไปได้เลย และยังเป็นประโยชน์ต่อพนักงานในองค์กรที่ไม่ว่าจะเก่าไปใหม่มาก็สามารถเข้าถึงข้อมูลเอกสารที่ชัดเจนได้เช่นกันโดยไม่ต้องไปค้นหาให้เสียเวลา

อย่างที่เคยบอกไว้ข้างต้นว่าการสแกนเอกสารให้เป็นการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิตอลเอกสารทำให้การทำงานง่ายและรวดเร็วไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถเข้าถึงข้อมูลเอกสารได้ ทุกๆ องค์กรต้องมีการทำงานร่วมกันของแต่ละแผนกและการทำเอกสารแน่นอนว่าจะต้องช่วยกันดู หรือใช้เอกสารชุดเดียวกัน

ดังนั้นการแสกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลจะยิ่งช่วยให้พนักงานทำงานได้รวดเร็วขึ้น รวมไปถึงการติดต่อประสานงานกับบุคคลภายนอกที่จะต้องใช้เอกสารแต่อยู่ห่างไกลก็สามารถนำส่งข้อมูลเอกสารแบบดิจิตอลได้ง่าย ๆ ไม่ต้องรอเอกสารหลายวันกว่าจะถึง และแน่นอนว่าไฟล์เอกสารดิจิตอลที่ทุกคนในองค์กรจะต้องใช้งานจะต้องอยู่ในส่วนกลางที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้หากมีการอัพเดตข้อมูลเอกสารก็จะทำได้อย่างรวดเร็ว และทุกคนจะได้ข้อมูลเอกสารที่ตรงกันและถูกต้องอย่างแน่นอน ในยุคสมัยใหม่ใคร ๆ ก็ชอบความสะดวกง่ายรวดเร็วถือว่าการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลเอกสารเป็นเทคโนโลยีที่ยอดเยี่ยมมากทีเดียว

ในยุค 4.0 แบบนี้การสแกนเอกสารถือว่ามีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการทำงานที่จะทำให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงานขององค์กร ด้วยความทันสมัยเทคโนโลยีเครื่องสแกนเอกสารมีความละเอียดชัดเจนและรวดเร็ว ทั้งเทคโนโลยีเซ็นเซอร์ CCD (Charg Couple Device) เทคโนโลยีที่สามารถสแกนเอกสารโฟกัสภาพที่แม่นยำ มีมิติ ทำให้ดิจิตอลเอกสารที่สแกนไปมีความคมชัด การสแกนเอกสารจะไม่เสียเวลาในการสแกน หรือต้องมานั่งใส่เอกสารเพื่อสแกนทีละแผ่นอย่างแน่นอน

เพราะในปัจจุบันมีเทคโนโลยีการป้อนต้นฉบับอัตโนมัติ (Automatic Document Feeder (ADF)) ฟังช์ชั่นนี้ช่วยประหยัดเวลาและรวดเร็วง่ายต่อการทำงานกับเอกสารจำนวนมากที่ต้องการจัดเก็บเป็นไฟล์ดิจิตอลมากทีเดียว ทุกคนคงจะสงสัยว่าถ้าหากปล่อยให้เครื่องป้อนกระดาษเอกอัตโนมัติแล้วถ้าหากเอกสารมันซ้อนกันอยู่ล่ะเอกสารที่นำไปสแกนจะครบถ้วนหรือไม่ เช่นเคยอย่างที่บอกว่านี่เป็นยุค 4.0 เทคโนโลยีล้ำไปไกล ดังนั้นเครื่องสแกนในปัจจุบันจะมีเทคโนโลยีการป้องกันกระดาษซ้อนกันในขณะป้อนกระดาษอัตโนมัติหมดห่วงไปอีกหนึ่งเรื่องเช่นกันว่าเอกสารจะไม่ครบถ้วนตามที่ต้องการ ไม่เพียงแต่ป้องกันปัญหากระดาษซ้อนแต่ยังสามารถแก้ไขความเอียงของภาพที่เกิดจากความผิดพลาดในการป้อนเอกสารอัตโนมัติโดยจะไม่ต้องเสียเวลาไปทำการสแกนเอกสารใหม่ ช่วยลดเวลาในการทำงานไปได้มากเลยล่ะ

เทคโนโลยีการสแกนเอกสาร

1. คุณภาพที่เหนือกว่าด้วยเทคโนโลยี เกี่ยวกับ charge coupled device

โดยเครื่องสแกนเนอร์ที่ มักนิยมใช้ในการสแกนเอกสารในท้องตลาดนั้นส่วนใหญ่จะใช้เทคโนโลยีเซนเซอร์แบบ CCD เพื่อเข้ามาทำการโฟกัสภาพที่แม่นยำและดูมีมิติมากกว่าซึ่งจะทำให้คุณภาพของงานที่ออกมานั้นคมชัดอย่างแท้จริง

2. เทคโนโลยีการแบ่งไฟล์อัตโนมัติ

โดยเครื่อง Scanner ที่นำมาใช้ในการสแกนเอกสารในท้องตลาดส่วนใหญ่ จะใช้ การสแกนเอกสารโดยใช้เทคโนโลยีแบ่ง ไฟล์ อัตโนมัติเพื่อความถูกต้อง เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการสแกนเอกสารจำนวนมาก เพราะด้วยระบบการสแกนแบ batch scan    ซึ่งเป็นการทำงานร่วมกันระหว่างตัวเครื่อง พร้อมด้วยซอฟต์แวร์การสแกนเอกสารที่แบ่งไฟล์แบบอัตโนมัติโดยใช้บาร์โค้ด ทำให้การแบ่งหมวดหมู่สารที่ถูกสแกนมาแล้วนั้นสะดวกสบายยิ่งขึ้น

3. เทคโนโลยีการป้อน ต้นฉบับโดยอัตโนมัติ

หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า automatic Document feeder a d f หรือชุดป้อนกระดาษอัตโนมัติเป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้ผู้ใช้ประหยัดเวลาในการสแกนได้อย่างมาก เพราะไม่จำเป็นต้องป้อนเอกสารแบบทีละแผ่นอีกต่อไป เมื่อคุณต้องการสแกนเอกสารจำนวนมาก ก็เพียงแค่สั่งสแกนแล้วก็ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของเจ้าระบบ a d f นาฬิกา ป้อนต้นฉบับเข้าสู่ขั้นตอนการสแกนแบบอัตโนมัติอย่างรวดเร็ว

4. เป็นเทคโนโลยีการป้องกันกระดาษซ้อนกันในขณะที่ป้อนกระดาษแบบอัตโนมัติ

โดย เครื่องสแกนเอกสาร ที่นิยมใช้กันในท้องตลาดจะมีเทคโนโลยีในการป้องกันกระดาษซ้อนกันในขณะที่ป้อนกระดาษลงไปโดยอัตโนมัติโดยที่ชุดป้อนกระดาษ adf โดยการใช้เทคโนโลยีการหมุนสวนทางของลูกยาง จากจุดจ่ายกระดาษอัตโนมัติ นั่นเอง ทำให้เป็นการป้องกันกระดาษซ้อนทับกันได้อย่างอัจฉริยะ

5. เทคโนโลยีระบบป้องกันกระดาษซ้อนและหยุดการทำงานอัตโนมัติ

เทคโนโลยีนี้ถูกสร้างมาเพื่อป้องกันปัญหาการป้อนเอกสาร ที่พร้อมๆกันหลายๆแผ่น จึงทำให้งานสแกนผิดพลาด จึงต้องมีการใช้ระบบนี้เข้ามาช่วยเหลือ เพื่อสแกนที่นำมาใช้จะมีระบบการตรวจจับเอกสารซ้อน โดยตรวจสอบจากความหนา และขนาดของกระดาษ ก็เพื่อการสแกนเอกสารที่ถูกต้องและแม่นยำพร้อมทั้งมีระบบหยุดการทำงานของการป้อนกระดาษทันที เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหายของกระดาษต้นฉบับ เวลาที่มีสิ่งแปลกปลอมเข้าไปขัดจังหวะของการสแกนเป็นต้น

6. เทคโนโลยีการสแกนหน้าหลังแบบต่อเนื่อง

เทคโนโลยีนี้ จะเป็นการนิยมใช้ใน เครื่องสแกนเนอร์บางรุ่น โดยการติดตั้งชุดเซ็นเซอร์รับภาพทั้ง 2 ชุดของเครื่อง สแกนเนอร์ที่สามารถสแกนเอกสารได้ทั้งด้านหน้าและด้านหลังไปพร้อมๆกัน หรือที่เรียกว่าดูเพล็กซ์ เป็นการป้อนกระดาษเพียงครั้งเดียว แต่สามารถสแกนได้ทั้งด้านหน้าและด้านหลัง ซึ่งทำให้การสแกนและจัดลำดับของเอกสารทำได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น อย่างมาก

7. เทคโนโลยีของการแก้ไขการเอียงของรูปภาพของเอกสาร

เทคโนโลยีนี้เป็นการแก้ไขความเสี่ยงของภาพ เนื่องมาจากความผิดพลาดหรือความเสี่ยงของจุดศูนย์กลาง ขอกระดาษ ของการป้อนเอกสารโดยอัตโนมัติ เพื่อทำให้ ภาพถ่ายที่เรียงดูตรงมากยิ่งขึ้นและสวยงามยิ่งขึ้น

8. เทคโนโลยีของการปรับขนาดอัตโนมัติ

ซึ่งเทคโนโลยีนี้ดีมาก เพราะสามารถสแกนเอกสารพร้อมกันได้หลายขนาดด้วยกัน โดยที่ ไม่ต้องกำหนดขนาดก่อนการสแกนเลย เพราะระบบจะทำการเลือก ปรับขนาดของ กระดาษที่เหมาะสมให้โดยอัตโนมัติ

9. เทคโนโลยีการตรวจสอบกระดาษ สี หรือ ขาวดำให้โดยอัตโนมัติ

โดยเทคโนโลยีนี้จะสามารถตรวจสอบ รูปภาพที่เป็นภาพสีและขาวดำและยังสามารถปรับโหมดของการสแกนภาพให้เหมาะสมกับต้นฉบับได้โดยอัตโนมัติตัวอย่างเช่นถ้าเป็นภาพสีก็จะปรับให้เป็นภาพสีถ้าเป็นภาพของเอกสารที่เป็นแถบขาวดำก็จะถูกปรับให้เป็นรูปภาพขาวดำโดยอัตโนมัติเป็นต้น

10. เทคโนโลยีของการลบหน้าเปล่าโดยอัตโนมัติ

เทคโนโลยีนี้เป็นเทคโนโลยีของการตรวจสอบ โดยที่จะไม่สแกนเอกสารหน้าเปล่าหรือเอกสารที่ไม่ได้มีข้อความใดๆอยู่ภายในเอกสารนั้นแบบอัตโนมัติจึงทำให้ช่วยลดเวลาในการจัดไฟล์และสามารถประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารได้อย่างมากถือเป็นระบบเทคโนโลยีที่ ดีมาก

สรุป

การสแกนเอกสาร เป็นเทคโนโลยีที่หลายองค์กรถือว่าตอบโจย์เป็นอย่างมากง่ายต่อการบริหารจัดการแลดูแลเอกสารทุกชนิด พนักงานทำงานง่ายขึ้นเข้าถึงข้อมูลเอกสารได้ในเวลาอันรวดเร็ว เป็นผลดีต่อพนักงานใหม่ขององค์กรที่จะได้เข้าถึงข้อมูลเอกสารเก่า ๆ ได้และสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องไม่ต้องวุ่นวายค้นหาเอกสารเป็นกอง ๆ