ปัจจุบันมีหลายองค์กรที่เริ่มปฏิบัติตามแนวคิดการใช้กระดาษให้น้อยที่สุด หรือที่เรียกกันว่า Paperless Solution เพื่อเป็นการลดภาระค่าใช้จ่าย และเพื่อเป็นการรักษาสิ่งแวดล้อมไปในตัว หลายองค์กรจึงมีการหันมาใช้การบันทึกข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลเอกสาร หรือฐานข้อมูลต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบของดิจิทัลฟอร์แมตก็จะยิ่งทำให้ง่ายต่อการทำงานอีกด้วย ในสมัยก่อนอาจใช้การเก็บบันทึกข้อมูลโดยวิธีการจดบันทึก หรือการใช้เครื่องพิมพ์ดีด และได้พัฒนามาจนถึงการมีเครื่องปริ้นเตอร์ที่สามารถพิมพ์เอกสารออกมาในกระดาษ

สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 601

มื่อมาถึงในยุค 4.0 นี้ ก็ยังคงมีการพัฒนาการบันทึกข้อมูลเรื่อยมาก โดยเปลี่ยนจากการบันทึกข้อมูลลงแผ่นกระดาษ เป็นการบันทึกข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์สำหรับการบันทึกข้อมูล เทคโนโลยีได้พัฒนามาจนกระทั่งมีการบันทึกข้อมูลลงในระบบบราวเซอร์อีกด้วย ทำให้ง่ายต่อการค้นหาและผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ทำการบันทึกได้จากที่ไหนก็ได้

ถ้าหากพูดถึงสื่อการบันทึกข้อมูลทุกคนก็คงจะนึกถึงแฟลชไดร์เป้นสิ่งแรก เพราะเป็นอุปกรณ์ที่ทุกคนคุ้นเคยกันดี เป็นอุปกรณ์สำหรับเก็บข้อมูลแบบแฟลช มีขนาดเล็กพกพาง่าย และสะดวกต่อการทำไปใช้งาน อีกหนึ่งสิ่งที่เมื่อก่อนนิยมใช้คือซีดีรอมและดีวีดีรอมสามารถบันทึกข้อมูลเสียงในระบบสเตอริโอได้แต่ดีวีดีรอมจะสามารถบันทึกข้อมูลได้ทั้งสองด้านจึงทำให้สามารถบันทึกข้อมูลได้มากกว่าซีดีรอม การ์ดเมมโมรีเป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์ที่จิ๋วและปัจจุบันได้พัฒนาให้นำมาใช้กับกล้องดิจิทัล และโทรศัพท์มือถือ

หากเป็นการทำงานกับเอกสารเยอะๆ คงจะดูยุ่งและวุ่นวายในการจัดเก็บและค้นหา ในธุรกิจหรือองค์กรต่างๆ จึงเริ่มมีการบันทึกข้อมูลไว้ในระบบส่วนกลางที่สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่บันทึกไว้ได้ เมื่อเป็นการบันทึกข้อมูลลงในระบบส่วนกลาง หรือบราวเซอร์ต่างๆ มีการควบคุมการใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลจากศูนย์กลาง ระบบฐานข้อมูลสามารถรองรับการทำงานของผู้ใช้หลายคนได้

ซึ่งข้อมูลจะต้องควบคุมลำดับการทำงานให้เป็นไปอย่างถูกต้อง เช่นขณะที่ผู้ใช้คนหนึ่งกำลังแก้ไขข้อมูลส่วนหนึ่งยังไม่เสร็จ ก็จะไม่อนุญาตให้ผู้ใช้คนอื่นเข้ามาเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลนั้นได้ เนื่องจากข้อมูลที่เข้ามายังระบบฐานข้อมูลจะถูกนำเข้าโดยระบบงานระดับปฏิบัติการตามหน่วยงานย่อยขององค์กร ซึ่งในแต่ละหน่วยงานจะมีสิทธิในการจัดการข้อมูลไม่เท่ากัน โดยสามารถที่จะทำการจัดการได้ว่าแผนกงานส่วนไหนสามารถใช้งานเข้าถึงข้อมูลที่ทำการบันทึกไว้ได้บ้าง ใครเป็นผู้นำข้อมูลเข้า ใครมีสิทธิแก้ไขข้อมูล และใครมีสิทธิแค่เรียกใช้ข้อมูล

จึงทำให้ง่ายต่อการทำงาน จะส่งข้อมูลหรือรับข้อมูลก็สะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้นลดปัญหาการใช้เวลาค้นหา หรือรอรับข้อมูลงานไปได้มากทีเดียว การบันทึกข้อมูล หรือเก็บข้อมูลสำคัญไว้ในระบบคอมพิวเตอร์แทนการตีพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารทำให้เกิดความสะดวกในเรื่องของความปลอดภายว่าข้อมูลที่เป็นความลับ หรือสำคัญมาก ๆ จะไม่ถูกลักขโมยไปง่ายๆ

ปัจจุบันเทคโนโลยีก้าวไกลมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ทำการบันทึกไว้ หรือหากเกิดเหตุฉุกเฉินถ้าข้อมูลที่มีอยู่เป็นเพียงแผ่นกระดาษอาจจะเสียหายได้ง่ายดาย แต่กลับกันการบันทึกข้อมูลไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ หรือในบราวเซอร์หากเกิดเหตุฉุกเฉินไฟดับหรือคอมพิวเตอร์เกิดการเสียหายก็ยังสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น เพราะมีการบันทึกข้อมูลเอาไว้เป็นไฟล์ส่วนกลางจึงไม่ต้องเป็นกังวลว่าข้อมูลที่ทำการบันทึกเอาไว้จะสูญหาย

แต่ในบางอุปกรณ์ที่ใช้สำหรับการบันทึกข้อมูลอาจจำเป็นจะต้องใช้ร่วมกับคอมพิวเตอร์ทุกครั้ง หากไม่มีเครื่องคอมพิวเตอร์ก็อาจจะเปิดข้อมูลที่บันทึกไว้ไม่ได้ แต่ส่วนใหญ่ในปัจจุบันได้เปลี่ยนมาบันทึกข้อมูลเก็บข้อมูลที่บันทึกไว้ในไฟล์ส่วนกลาง หรือบันทึกข้อมูลเอาไว้ในบราวเซอร์ เพื่อการใช้งานที่สะดวกและสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ บางกรณีอาจใช้โทรศัพท์มือถือเข้าถึงได้เช่นกัน

สรุป

ดังนั้นประโยชน์ของการบันทึกข้อมูลเป็นผลดีต่อทุกองค์กรมาจริง ๆ ข้อมูลจะถูกบันทึกและจัดเก็บไว้อย่างดี สามารถบ่งบอกได้ชัดเจนว่าเป็นข้อมูลการบักทึกเกี่ยวกับเอกสารอะไร การบันทึกข้อมูลอาจจำแนกตามแหล่งที่มาเพื่อการค้นหาได้ง่าย เช่นข้อมูลจากภายในองค์กร หรือข้อมูลจากภายนอกองค์กร เมื่อแยกแบบชัดเจนก็จะทำงานง่ายขึ้นไม่ต้องกลัวสูญหายหรือชำรุด อีกทั้งข้อมูลยังสามารถเก็บไว้ในระยะยาวถาวรเป็นประโยชน์ต่อการทำงานในอนาคตอย่างยิ่ง และสามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงเอกสารได้โดยที่ทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารหรือข้อมูลที่ทำการบันทึกได้เหมือนกันทุกคน บางหน่วยงานหรือธุรกิจบางธุรกิจมีเอกสารมากมายที่ยังคงต้องใช้งานก็แต่ก็ยุ่งยากกับการจัดเก็บเอกสาร ก็มักจะใช้วิธีการบันทึกข้อมูลเพื่อลดพื้นที่จัดเก็บ และลดต้นทุนในการใช้กระดาษแทน จุดประสงค์หลักของการออกแบบฐานการบันทึกข้อมูลเพื่อการลดความซ้ำซ้อน สาเหตุที่ต้องลดความซ้ำซ้อน เนื่องจากความยากในการปรับปรุงข้อมูล กล่าวคือถ้าเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนกันหลายแห่ง เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูลแล้วปรับปรุงข้อมูลไม่ครบทำให้ข้อมูลเกิดความขัดแย้งกันของข้อมูลตามมา และยังเปลืองเนื้อที่การจัดเก็บข้อมูลด้วย เนื่องจากข้อมูลชุดเดียวกันจัดเก็บซ้ำกันหลายแห่งนั่นเอง  ทำให้การเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายรวดเร็วและถูกต้อง โดยจะมีการกำหนด สิทธิในการเรียกใช้ข้อมูลตามลำดับความสำคัญของผู้ใช้ ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีระบบรักษา ความปลอดภัยเพื่อป้องกันการจารกรรมข้อมูล