Home » บทความ » ลดขั้นตอนการค้นหา และคีย์ข้อมูลบนเอกสารด้วยเทคโนโลยี OCR

ลดขั้นตอนการค้นหา และคีย์ข้อมูลบนเอกสารด้วยเทคโนโลยี OCR

หลายครั้งที่เรามักทำงานอยู่บนกองเอกสารมากมาย หากลองมองย้อนกลับไปเอกสารเหล่านั้นคงอยู่ในรูปแบบของกระดาษ ที่มีการบริหารจัดการที่ค่อนข้างวุ่นวาย และมักมีปัญหามากมายเกืดขึ้น จนทำให้องค์กรหลาย ๆ แห่งเปลี่ยนระบบการทำงานรูปแบบเดิม มาเป็นรูปแบบใหม่โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า Document Management System เข้ามาช่วยบริหารจัดการเอกสารภายในองค์กร

โดยมีเทคโนโลยีที่เรียกว่า OCR เป็นส่วนหนึ่งของระบบที่จะช่วยในเรื่องของการจัดเก็บ จัดการ รวมไปถึงการค้นหาเอกสาร ที่ทำได้ง่าย และรวดเร็วนั้น จริง ๆ แล้วเบื้องหลังก็มาจากเทคโนโลยี OCR แต่เทคโนโลยี OCR คืออะไร และจะไปช่วยขั้นตอนไหน มาดูกันเลยค่ะ

สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 601

เทคโนโลยี OCR คืออะไร ?

OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition เป็นกระบวนการของการแปลงสื่อสิ่งพิมพ์ เช่น กระดาษ นิตยาสาร สัญญา หรือข้อมูลอะไรก็ตามที่อยู่ในรูปแบบเอกสารกระดาษ ให้กลายเป็นข้อความ ให้มีความฉลาดมากขึ้นกว่าการเป็นข้อความธรรมดา

เทคโนโลยี OCR สามารถบันทึกไปเป็นไฟล์ประมวลผลคำที่สามารถแก้ไขได้ง่าย และสามารถบันทึกเก็บไว้ได้ ด้วยเทคโนโลยีนี้สามารถเลือกใช้วัสดุ หรือใช้กับอุปกรณ์อื่น ๆ เพื่อใช้ในการสำรองข้อมูล โดยไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่ที่ใช้งานมากมายนัก ซึ่งต่างกับการเก็บข้อมูลในรูปแบบกระดาษ

เทคโนโลยี OCR มีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร ?

ประโยชน์ของเทคโนโลยี OCR คือ ตัวช่วยอ่านข้อความจากเอก PDF หรือไฟล์รูปภาพ หรือแม้กระทั่งลายมือในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และแปลงให้อยู่ในรูปแบบตัวอักษร หรือข้อความที่สามารถนำไปประมวลผล และใช้สำหรับการค้นหาได้ ด้วยการจัดทำดัชนีเอกสาร ซึ่งช่วยในเรื่องการค้นหาไฟล์ได้อย่างรวดเร็วผ่านการค้นหาคีย์เวิร์ดที่ถูกตั้งไว้ นอกจากนั้นยังช่วยสกัดข้อมูลจากการสแกนเอกสารสำคัญ เช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี พร้อมทั้งทำการถ่ายโอนไปยังโปรแกรมที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย และเมื่อใช้งานคู่กับระบบ DMS (Document Management System) หรือระบบจัดเก็บเอกสาร คุณสามารถจัดเก็บและรักษาเอกสารเก่า ๆ ให้คงอยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ไม่ว่าจะผ่านไปนานแค่ไหน และยังสามารถค้นหาเพื่อนำมากลับใช้ได้ง่าย ๆ

จะเห็นได้ว่าเทคโนโลยี OCR มีประโยชน์ต่อการแปลงไฟล์เอกสาร เพื่อการจัดเก็บเอกสารภายในองค์กรให้เป็นระบบระเบียบ และง่ายต่อการค้นหาอย่างมาก ยิ่งองค์กรที่มีการใช้เอกสารจำนวนมหาศาล เทคโนโลยี OCR ถือเป็นตัวช่วยสำคัญที่เข้ามีบทบาทในการอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการสแกน จัดเก็บ และค้นหาเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรนิกส์ได้เป็นอย่างดี

เทคโนโลยี OCR ช่วยลดขั้นตอนการค้นหา และการคีย์ข้อมูล

จะเห็นได้ว่าหลาย ๆ ครั้งที่เราสแกนเอกสารไม่ว่าจะเป็นไฟล์ภาพ หรือว่าไฟล์ PDF เพื่อเอามาเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ หรือเว็บไซต์ที่ให้บริการเก็บไฟล์ก็ตาม เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บ และค้นหา แต่ก็ยังพบว่าการค้นหาไฟล์ต่าง ๆ นั้นส่วนใหญ่จะค้นหาได้จากชื่อไฟล์ที่เราตั้งเอาไว้เท่านั้น

ซึ่งต่างจากการจัดเก็บไฟล์บน Document Management System ที่มีเทคโนโลยี OCR อยู่ในนั้น โดยมันจะทำหน้าที่แปลงข้อความทุกอย่างที่อยู่บนหน้าเอกสารนั้น ๆ ให้กลายเป็น Text ทั้งหมด หมายความว่าเราไม่มีความจำเป็นต้องค้นหาจากชื่อไฟล์เพียงอย่างเดียว แต่สามารถค้นหาจากคำที่อยู่ในเอกสารนั้น ๆ ได้เลย ซึ่งจะทำให้เจอไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และแม่นยำมากยิ่งขึ้น

ยังไม่จบเพียงเท่านี้ เพราะถ้าคุณต้องการเอาเอกสารเข้ามาจัดเก็บในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จะต้องนำเอาเอกสารต่าง ๆ มาทำการสแกน และตั้งชื่อไฟล์ให้จัดเก็บเป็นหมวดหมู่ แต่หากนึกภาพว่าเอกสารที่ต้องจัดเก็บไม่ได้มีแค่กระดาษเพียงแผ่นเดียว แต่เป็นเอกสารกองโตของทั้งแผนก  หรืออาจจะทั้งองค์กรเลยด้วยซ้ำ

กลายเป็นว่าจะต้องมานั่งคีย์ข้อมูล Index ตั้งชื่อไฟล์เอกสารต่าง ๆ ทีละไฟล์ด้วยตนเอง จนเกิดเป็นความยุ่งยากขึ้นมาทันที เพราะว่ากว่าจะคีย์ข้อมูลสำเร็จอาจจะใช้ระยะเวลานานจนกระทบกับงานอื่น ๆ ก็เป็นได้ แต่ถ้าหากใช้ระบบจัดเก็บเอกสารที่มีเทคโนโลยี OCR ช่วยให้การทำ Index นั้นง่ายขึ้น ไม่ต้องมานั่งพิมพ์ชื่อไฟล์ทีละตัว แต่สามารถคลิกเลือกคำที่มีอยู่บนเอกสาร จากนั้นระบบจะนำคำที่คลิกเลือก ไปตั้งเป็นชื่อไฟล์ให้ทันทีโดยอัตโนมัติ

สรุป

อาจจะพอเห็นภาพกันบ้างแล้วว่าเทคโนโลยี OCR ช่วยให้การค้นหา และการ Index ข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น ทั้งนี้หากคุณกำลังต้องการระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการข้อมูล ระบบจัดการเอกสาร หรือบริการสแกนเอกสารแบบครบวงจร เราพร้อมให้บริการที่ตอบโจทย์กับการทำงานของทุกองค์กร โทร. 02-551-2097 ต่อ 601

ติดต่อกับเรา Bangkok Scan ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการสแกนเอกสาร และระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อประหยัดเวลาและเงินของท่าน 
โทร. 02-551-2097 ต่อ 601