ลดขั้นตอนการค้นหา และคีย์ข้อมูลบนเอกสารด้วยเทคโนโลยี OCR

จะเห็นได้ว่าหลาย ๆ ครั้งที่เราสแกนเอกสารไม่ว่าจะเป็นไฟล์ภาพ หรือว่าไฟล์ PDF เพื่อเอามาเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ หรือเว็บไซต์ที่ให้บริการเก็บไฟล์ก็ตาม เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บ และค้นหา แต่ก็ยังพบว่าการค้นหาไฟล์ต่าง ๆ นั้นส่วนใหญ่จะค้นหาได้จากชื่อไฟล์ที่เราตั้งเอาไว้เท่านั้น

ซึ่งต่างจากการจัดเก็บไฟล์บน Document Management System ที่มีเทคโนโลยี OCR อยู่ในนั้น โดยมันจะทำหน้าที่แปลงข้อความทุกอย่างที่อยู่บนหน้าเอกสารนั้น ๆ ให้กลายเป็น Text ทั้งหมด หมายความว่าเราไม่มีความจำเป็นต้องค้นหาจากชื่อไฟล์เพียงอย่างเดียว แต่สามารถค้นหาจากคำที่อยู่ในเอกสารนั้น ๆ ได้เลย ซึ่งจะทำให้เจอไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และแม่นยำมากยิ่งขึ้น

ยังไม่จบเพียงเท่านี้ เพราะถ้าคุณต้องการเอาเอกสารเข้ามาจัดเก็บในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จะต้องนำเอาเอกสารต่าง ๆ มาทำการสแกน และตั้งชื่อไฟล์ให้จัดเก็บเป็นหมวดหมู่ แต่หากนึกภาพว่าเอกสารที่ต้องจัดเก็บไม่ได้มีแค่กระดาษเพียงแผ่นเดียว แต่เป็นเอกสารกองโตของทั้งแผนก  หรืออาจจะทั้งองค์กรเลยด้วยซ้ำ