ในยุคดิจิทัลที่ข้อมูลเป็นทรัพย์สินสำคัญขององค์กร การบริหารจัดการเอกสารให้ปลอดภัยและเป็นระบบจึงเป็นเรื่องจำเป็น ระบบควบคุมเอกสาร ISO (Document Control System) เป็นมาตรฐานที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารได้อย่างปลอดภัย ลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลของข้อมูล และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กร

ระบบควบคุมเอกสาร ISO คืออะไร?

ระบบควบคุมเอกสาร ISO เป็นกระบวนการที่ช่วยบริหารจัดการเอกสารขององค์กรให้เป็นระเบียบ มีความปลอดภัย และสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ ระบบนี้ถูกกำหนดขึ้นภายใต้ ISO 9001:2015 และมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง เช่น ISO 27001 (การจัดการความปลอดภัยของข้อมูล)

วัตถุประสงค์ของระบบควบคุมเอกสาร ISO

  • ป้องกันการใช้เอกสารที่ล้าสมัยหรือไม่ถูกต้อง

  • ควบคุมการเข้าถึงเอกสารเพื่อลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลของข้อมูล

  • เพิ่มความปลอดภัยและความโปร่งใสในการบริหารจัดการเอกสาร

  • ปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับมาตรฐานสากล

ความปลอดภัยในระบบควบคุมเอกสาร ISO

เพื่อให้การบริหารเอกสารเป็นไปตามมาตรฐาน ISO และปลอดภัยจากภัยคุกคาม องค์กรต้องดำเนินมาตรการต่าง ๆ เพื่อรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ดังนี้

1. การควบคุมการเข้าถึง (Access Control)

การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารเป็นหนึ่งในมาตรการสำคัญที่ช่วยลดความเสี่ยงจากข้อมูลรั่วไหล

  • ใช้ระบบ Role-Based Access Control (RBAC) เพื่อกำหนดสิทธิ์ของแต่ละบุคคล

  • กำหนด ระดับชั้นของการเข้าถึง เช่น “อ่านอย่างเดียว” หรือ “แก้ไขได้”

  • ใช้ Two-Factor Authentication (2FA) สำหรับการเข้าถึงข้อมูลสำคัญ

2. การควบคุมเวอร์ชันเอกสาร (Version Control)

ระบบควบคุมเอกสารต้องมีการบันทึกเวอร์ชันของเอกสารทุกครั้งที่มีการแก้ไข เพื่อป้องกันการใช้เอกสารที่ไม่ถูกต้อง 

  • ใช้ Document Numbering System เพื่อกำหนดรหัสเอกสาร

  • บันทึกวันที่ เวลา และผู้แก้ไขล่าสุด

  • ตั้งค่าการแจ้งเตือนเมื่อมีการอัปเดตเอกสาร

อ่านเพิ่มเติม : ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ในอนาคต | เทรนด์สำคัญที่องค์กรต้องรู้

3. การเข้ารหัสข้อมูล (Data Encryption)

การเข้ารหัสเป็นมาตรการสำคัญในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

  • AES-256 (Advanced Encryption Standard) สำหรับการเข้ารหัสไฟล์เอกสาร

  • SSL/TLS สำหรับการรับ-ส่งข้อมูลผ่านเครือข่าย

  • End-to-End Encryption (E2EE) สำหรับการป้องกันข้อมูลในระหว่างการรับส่ง

4. การสำรองข้อมูล (Data Backup & Recovery)

เพื่อป้องกันการสูญหายของเอกสาร องค์กรต้องมีระบบสำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

  • กำหนดให้มีการ สำรองข้อมูลอัตโนมัติ เป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน

  • ใช้ Cloud Storage ที่มีระบบรักษาความปลอดภัยสูง เช่น Google Drive, OneDrive หรือ AWS

  • จัดเก็บข้อมูลสำรองไว้ใน หลายสถานที่ เพื่อลดความเสี่ยงจากภัยพิบัติ

5. การตรวจสอบและติดตามการใช้งานเอกสาร (Audit Trail & Monitoring)

องค์กรควรมีระบบตรวจสอบการเข้าถึงและแก้ไขเอกสาร เพื่อให้สามารถติดตามย้อนหลังได้

  • ใช้ Log File เพื่อตรวจสอบว่ามีใครเข้าถึงเอกสารเมื่อใด

  • ติดตั้ง SIEM (Security Information and Event Management) เพื่อแจ้งเตือนเมื่อมีความผิดปกติ

  • ตรวจสอบเอกสารตามรอบระยะเวลาที่กำหนด (Internal Audit)

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 463 

วิธีป้องกันข้อมูลรั่วไหลจากระบบควบคุมเอกสาร ISO

1. ใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสารที่ปลอดภัย

องค์กรควรเลือกใช้ Document Management System (DMS) ที่มีฟีเจอร์รักษาความปลอดภัย

  • การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง

  • การเข้ารหัสไฟล์เอกสาร

  • ระบบติดตามและบันทึกการแก้ไขเอกสาร (Audit Log)

อ่านเพิ่มเติม :  เคล็ดลับจัดการไฟล์ สำหรับจัดระเบียบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร

2. ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับความปลอดภัยของเอกสาร

องค์กรควรมีระบบตรวจสอบการเข้าถึงและแก้ไขเอกสาร เพื่อให้สามารถติดตามย้อนหลังได้

  • วิธีการจัดการเอกสารตามมาตรฐาน ISO

  • การป้องกันภัยคุกคามทางไซเบอร์ เช่น การหลอกลวงทางอีเมล (Phishing)

  • นโยบายรักษาความปลอดภัยขององค์กร

3. กำหนดนโยบายรักษาความปลอดภัยเอกสารที่ชัดเจน

องค์กรควรมีนโยบายที่ระบุเกี่ยวกับ

  • การเข้าถึงและแบ่งปันเอกสาร

  • วิธีการสำรองและกู้คืนข้อมูล

  • การจัดเก็บและทำลายเอกสารที่ไม่ใช้งานแล้ว

4. ใช้เทคโนโลยีป้องกันข้อมูลสูญหาย (Data Loss Prevention - DLP)

DLP เป็นระบบที่ช่วยป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญ โดยสามารถตั้งค่าตรวจจับและบล็อกการส่งข้อมูลที่มีความเสี่ยงออกไปภายนอกองค์กร

5. ทำการตรวจสอบความปลอดภัยเป็นประจำ

องค์กรควรมีการตรวจสอบระบบความปลอดภัยของเอกสารอย่างสม่ำเสมอ เช่น:

  • การทดสอบเจาะระบบ (Penetration Testing)

  • การประเมินความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูล (Risk Assessment)

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร
โทร. 02-551-2097 ต่อ 463

สรุป

ระบบควบคุมเอกสาร ISO เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารได้อย่างปลอดภัย มีประสิทธิภาพ และลดความเสี่ยงจากข้อมูลรั่วไหล องค์กรที่นำมาตรการรักษาความปลอดภัย เช่น การควบคุมการเข้าถึง, การเข้ารหัส, การสำรองข้อมูล และการตรวจสอบความปลอดภัย มาใช้งานอย่างเหมาะสม จะสามารถปกป้องข้อมูลสำคัญจากภัยคุกคามได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การบริหารเอกสารให้เป็นระบบและปลอดภัย ไม่เพียงช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO แต่ยังช่วยสร้างความน่าเชื่อถือ และปกป้องข้อมูลสำคัญจากความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต