Workflow Automation คืออะไร?

Workflow Automation คือกระบวนการที่ใช้ ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมืออัตโนมัติ ในการดำเนินขั้นตอนต่างๆ ภายในองค์กรโดยไม่ต้องอาศัยการทำงานของมนุษย์มากนัก การนำระบบอัตโนมัติเข้ามาช่วยทำให้กระบวนการทำงานราบรื่น รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

  • การอนุมัติเอกสารอัตโนมัติ

  • การส่งอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติ

  • ระบบออกใบแจ้งหนี้โดยไม่ต้องใช้แรงงานมนุษย์

  • ระบบจัดการคำขออนุมัติภายในองค์กร

Automation กับการจัดการเอกสาร

การจัดการเอกสารในองค์กรเป็นกระบวนการที่มีหลายขั้นตอน ตั้งแต่การสร้าง การตรวจสอบ การอนุมัติ ไปจนถึงการจัดเก็บและการเรียกใช้เอกสาร โดยทั่วไป กระบวนการเหล่านี้มักใช้แรงงานคน ซึ่งอาจทำให้เกิดความล่าช้าและข้อผิดพลาดได้ การนำ Automation มาใช้ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นในหลายด้าน

1. ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น

  • จากเดิมที่ต้องมีพนักงานตรวจสอบและส่งต่อเอกสารหลายขั้นตอน ระบบอัตโนมัติช่วยให้สามารถส่งเอกสารไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องได้ทันที

  • ลดระยะเวลาที่ใช้ในการรอการอนุมัติ

2. เพิ่มความถูกต้องและแม่นยำ

  • ลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ

  • ใช้ Optical Character Recognition (OCR) ในการแปลงข้อมูลจากเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลโดยอัตโนมัติ

3. ปรับปรุงการเข้าถึงเอกสาร

  • ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที

  • ปรับปรุงระบบรักษาความปลอดภัยโดยกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง

4. รองรับการทำงานระยะไกล

  • พนักงานสามารถอนุมัติเอกสารจากที่ไหนก็ได้ผ่านระบบออนไลน์

  • รองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

อ่านเพิ่มเติม :   Paperless Office 5 เหตุผลที่องค์กรควรใช้ แทนการจัดเก็บแบบเดิม

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร โทร. 02-551-2097 ต่อ 463 

แนวทางการนำ Automation ไปใช้ในองค์กร

1. ระบุขั้นตอนที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติ

เริ่มต้นโดยการวิเคราะห์กระบวนการทำงานที่ใช้เอกสาร แล้วเลือกส่วนที่สามารถปรับปรุงให้เป็นดิจิทัลได้ เช่น:

  • การจัดเก็บและเรียกใช้เอกสาร

  • การอนุมัติเอกสารภายในองค์กร

  • การออกใบแจ้งหนี้และเอกสารทางการเงิน

2. เลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

มีซอฟต์แวร์และแพลตฟอร์มมากมายที่ช่วยให้เป็นไปอย่างราบรื่น เช่น:

  • Microsoft Power Automate – ระบบอัตโนมัติที่สามารถเชื่อมต่อกับ Microsoft Office

  • Zapier – เครื่องมือที่ช่วยเชื่อมโยงแอปพลิเคชันหลายตัวให้ทำงานร่วมกัน

  • DocuSign – ระบบจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

3. อบรมและปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร

  • ให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับข้อดีและวิธีการใช้ระบบอัตโนมัติ

  • ส่งเสริมให้พนักงานปรับตัวกับการทำงานแบบดิจิทัล

4. วัดผลและปรับปรุงระบบ

  • ตรวจสอบว่าการใช้ Workflow Automation ช่วยลดเวลาและข้อผิดพลาดหรือไม่

  • ปรับปรุงกระบวนการให้เหมาะสมกับลักษณะการทำงานขององค์กร

ตัวอย่างการใช้งานในธุรกิจ

1. ธุรกิจด้านการเงินและบัญชี

  • ระบบออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดในการออกเอกสาร

  • ระบบแจ้งเตือนการชำระเงิน

2. ธุรกิจด้านทรัพยากรบุคคล

  • การสมัครงานและการคัดกรองเรซูเม่อัตโนมัติ

  • ระบบจัดเก็บสัญญาจ้างงานแบบดิจิทัล

3. ธุรกิจด้านโลจิสติกส์

  • การสมัครงานและการคัดกรองเรซูเม่อัตโนมัติ

  • ระบบจัดเก็บสัญญาจ้างงานแบบดิจิทัล

อ่านเพิ่มเติม : ระบบควบคุมเอกสาร ISO: มีความปลอดภัย ป้องกันข้อมูลรั่วไหลอย่างไร ?

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร โทร. 02-551-2097 ต่อ 463 

สรุป

Workflow Automation ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน ลดต้นทุน และช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น องค์กรที่นำระบบอัตโนมัติมาใช้จะสามารถทำงานได้เร็วขึ้น มีความแม่นยำสูงขึ้น และรองรับการทำงานในยุคดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์ หากองค์กรของคุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน คือก้าวสำคัญที่คุณไม่ควรมองข้าม