ความหมายของระบบสลิปเงินเดือนดิจิทัล

e-slip เงินเดือน คือระบบสำหรับจัดทำ ส่งมอบ และจัดเก็บสลิปเงินเดือนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยข้อมูลจากฝ่ายบุคคลหรือระบบเงินเดือนจะถูกนำมาจัดรูปแบบเป็นเอกสารดิจิทัลที่พนักงานแต่ละคนเข้าดูได้เฉพาะของตนเอง จุดเด่นคือช่วยลดการใช้กระดาษ ลดขั้นตอนการจัดส่ง และลดความเสี่ยงจากเอกสารสูญหาย การใช้ e-slip เงินเดือน ยังทำให้องค์กรควบคุมข้อมูลได้ดีขึ้น เพราะสามารถกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน ตรวจสอบประวัติการเข้าถึง และเก็บข้อมูลย้อนหลังได้เป็นระบบมากกว่าการใช้แฟ้มเอกสารทั่วไป

Payslip คืออะไร และเกี่ยวข้องกับพนักงานอย่างไร

payslip คือ เอกสารแสดงรายละเอียดการจ่ายเงินเดือนของพนักงานในแต่ละรอบ โดยมักประกอบด้วยเงินเดือนพื้นฐาน ค่าล่วงเวลา โบนัส ค่าคอมมิชชัน รายการหัก ภาษี ประกันสังคม และยอดเงินสุทธิที่ได้รับ สำหรับพนักงาน payslip คือ หลักฐานสำคัญที่ใช้ตรวจสอบรายได้ของตนเอง และใช้ประกอบธุรกรรมทางการเงิน เช่น ขอสินเชื่อ สมัครบัตรเครดิต หรือยื่นเอกสารภาษี หากข้อมูลในสลิปไม่ถูกต้อง พนักงานสามารถแจ้งฝ่าย HR เพื่อตรวจทานได้ง่ายขึ้น การเข้าใจว่า payslip คือ อะไร จึงช่วยให้ทั้งองค์กรและพนักงานสื่อสารเรื่องรายได้ได้ตรงกัน

Epayslip คืออะไร ต่างจากสลิปกระดาษอย่างไร

epayslip คือสลิปเงินเดือนอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกจัดทำและส่งผ่านระบบออนไลน์ แทนการพิมพ์เป็นกระดาษ จุดต่างสำคัญคือ epayslip สามารถจัดเก็บ ค้นหา ดาวน์โหลด และเรียกดูย้อนหลังได้ง่าย ไม่จำเป็นต้องรอรับเอกสารจากฝ่ายบุคคลเหมือนเดิม นอกจากนี้ epayslip ยังช่วยลดต้นทุนการพิมพ์ ลดงานจัดซอง ลดพื้นที่จัดเก็บ และลดความเสี่ยงจากการแจกเอกสารผิดคน สำหรับองค์กรที่ต้องการทำงานแบบดิจิทัล epayslip จึงเป็นก้าวสำคัญที่ช่วยให้กระบวนการเงินเดือนเป็นระบบมากขึ้น โปร่งใสขึ้น และตอบโจทย์การทำงานจากหลายสาขาหรือหลายพื้นที่

• อ่านเพิ่มเติม: โปรแกรมสลิปเงินเดือนออนไลน์ ทำเงินเดือนสะดวก จ่ายเงินเดือนตรงเวลา

ตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์หมายถึงอะไร

ตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์ คือ การที่พนักงานสามารถเข้าสู่ระบบขององค์กรผ่านเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชัน เพื่อดูรายละเอียดสลิปเงินเดือนของตนเองได้ทุกที่ทุกเวลา โดยไม่ต้องรอเอกสารกระดาษจาก HR การทำให้พนักงานเข้าใจว่า ตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์ คือ อะไร จะช่วยลดคำถามซ้ำ ๆ เกี่ยวกับยอดเงิน รายการหัก หรือเอกสารย้อนหลัง เพราะพนักงานสามารถดูข้อมูลได้เอง เมื่อระบบออกแบบดี ตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์ คือ ช่องทางที่ช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการจ่ายค่าตอบแทน และทำให้องค์กรบริการพนักงานได้รวดเร็วขึ้น

ประโยชน์ต่อฝ่าย HR และองค์กร

การใช้ e-slip เงินเดือน ช่วยให้ฝ่าย HR ลดเวลางานซ้ำซ้อนตั้งแต่การพิมพ์ ตรวจเช็ก แยกซอง ไปจนถึงการจัดส่งเอกสารให้แต่ละแผนก เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บบนระบบออนไลน์ HR สามารถค้นหาสลิปย้อนหลังได้เร็วขึ้น และลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการจัดการเอกสารด้วยมือ e-slip เงินเดือน ยังช่วยให้องค์กรควบคุมมาตรฐานการจัดส่งข้อมูลได้ดี โดยเฉพาะบริษัทที่มีหลายสาขา พนักงานทุกพื้นที่สามารถได้รับเอกสารตามรอบเดียวกัน ทำให้กระบวนการเงินเดือนมีความเป็นมืออาชีพและน่าเชื่อถือมากขึ้น

ประโยชน์ต่อพนักงาน

สำหรับพนักงาน e-slip เงินเดือน ช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลรายได้สะดวกขึ้น ไม่ต้องเก็บเอกสารกระดาษไว้เอง และไม่ต้องกังวลว่าสลิปจะหายเมื่อต้องใช้ย้อนหลัง พนักงานสามารถดาวน์โหลดหรือบันทึกไฟล์ได้ตามสิทธิ์ที่องค์กรกำหนด หากต้องการตรวจสอบยอดสุทธิ รายการหัก หรือข้อมูลภาษี ก็สามารถทำได้รวดเร็ว การที่ระบบรองรับการใช้งานบนมือถือหรือคอมพิวเตอร์ยังช่วยให้พนักงานทำงานได้ยืดหยุ่นขึ้น โดยเฉพาะองค์กรที่มีพนักงานภาคสนาม พนักงานสาขา หรือทีมที่ทำงานแบบ Work from Anywhere

ความปลอดภัยของข้อมูลเงินเดือน

ข้อมูลเงินเดือนถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว องค์กรจึงควรเลือก e-slip เงินเดือน ที่มีระบบความปลอดภัยเหมาะสม เช่น การเข้าสู่ระบบด้วยรหัสผ่าน การกำหนดสิทธิ์เฉพาะบุคคล การเข้ารหัสข้อมูล และการบันทึกประวัติการใช้งาน ผู้ดูแลระบบควรกำหนดบทบาทของ HR ผู้อนุมัติ และพนักงานอย่างชัดเจน เพื่อลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลผิดคน นอกจากนี้ควรมีนโยบายสำรองข้อมูลและระยะเวลาการเก็บเอกสารที่เหมาะสม เพื่อให้รองรับทั้งการตรวจสอบภายในและความต้องการใช้งานย้อนหลังของพนักงาน

อ่านเพิ่มเติม: AI ช่วยการจัดการเอกสาร  เพิ่มความแม่นยำ แบบมีประสิทธิภาพ

แนวทางเริ่มต้นใช้งานในองค์กร

ก่อนเริ่มใช้ e-slip เงินเดือน องค์กรควรสำรวจปัญหาเดิมของการออกสลิป เช่น การจัดส่งล่าช้า เอกสารสูญหาย ค่าใช้จ่ายการพิมพ์สูง หรือพนักงานต้องติดต่อ HR บ่อยเพื่อขอสลิปย้อนหลัง จากนั้นควรกำหนดรูปแบบข้อมูลที่ต้องแสดงในสลิป กระบวนการตรวจทานก่อนเผยแพร่ และช่องทางให้พนักงานเข้าสู่ระบบ เมื่อเตรียมข้อมูลพร้อมแล้ว ควรอบรมผู้ใช้งานให้เข้าใจขั้นตอนดาวน์โหลด การเปลี่ยนรหัสผ่าน และการแจ้งปัญหา เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านจากกระดาษสู่ระบบออนไลน์ราบรื่น

คำถามสำคัญก่อนเลือกระบบ

องค์กรควรพิจารณาว่าระบบรองรับจำนวนพนักงานได้เพียงพอหรือไม่ ใช้งานง่ายแค่ไหน มีรายงานสำหรับ HR หรือไม่ และสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทได้หรือเปล่า อีกประเด็นคือระบบควรช่วยให้พนักงานเข้าใจว่า payslip คือ ข้อมูลรายได้ที่ต้องตรวจสอบทุกเดือน และควรทำให้การใช้งาน epayslip เป็นเรื่องง่าย ไม่ซับซ้อน หากพนักงานเข้าใจว่า ตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์ คือ ขั้นตอนที่ทำได้ด้วยตนเอง ก็จะลดภาระการตอบคำถามของฝ่ายบุคคลได้มาก

ตัวอย่างการใช้งานในชีวิตจริง

เมื่อถึงรอบจ่ายเงินเดือน e-slip เงินเดือน จะช่วยให้พนักงานได้รับข้อมูลตรงเวลา ฝ่าย HR สามารถเผยแพร่เอกสารผ่านระบบเดียวและติดตามสถานะได้ง่ายขึ้น หากพนักงานต้องการใช้งานย้อนหลัง epayslip จะช่วยให้ค้นหาข้อมูลเดือนได้รวดเร็ว และ epayslip ยังเหมาะกับองค์กรที่ต้องการลดการใช้กระดาษอย่างจริงจัง การอบรมควรอธิบายให้ชัดว่า ตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์ คือ ขั้นตอนที่พนักงานเข้าดูข้อมูลด้วยตนเอง ตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์ คือ วิธีลดการขอสลิปซ้ำจากฝ่ายบุคคล และ ตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์ คือ ส่วนหนึ่งของบริการพนักงานยุคใหม่ที่ทำให้ e-slip เงินเดือน มีคุณค่ามากขึ้น ทั้งในด้านความสะดวก ความปลอดภัย และภาพลักษณ์องค์กรที่ทันสมัย โดย e-slip เงินเดือน จะช่วยให้การบริหารข้อมูลเงินเดือนเป็นระบบในระยะยาว

สรุป

แล้ว e-slip เงินเดือน เป็นตัวช่วยสำคัญขององค์กรยุคดิจิทัล เพราะทำให้การออกสลิปเงินเดือนรวดเร็ว ปลอดภัย และเป็นระบบมากขึ้น เมื่อพนักงานเข้าใจว่า payslip คือ เอกสารสรุปรายได้ของตนเอง เข้าใจว่า epayslip คือรูปแบบออนไลน์ที่เข้าถึงง่าย และเข้าใจว่า ตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์ คือ วิธีดูข้อมูลเงินเดือนด้วยตนเอง องค์กรก็จะลดงานเอกสาร ลดต้นทุน และเพิ่มความพึงพอใจให้พนักงานได้อย่างชัดเจน การเริ่มใช้ e-slip เงินเดือน จึงไม่ใช่แค่การเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล แต่เป็นการยกระดับกระบวนการบริหารงานบุคคลให้ทันสมัย มีมาตรฐาน และพร้อมรองรับการเติบโตในอนาคต

The post ทำไมองค์กรควรเปลี่ยนสลิปเงินเดือนเป็นระบบออนไลน์ appeared first on BangkokScan.

Workflow Automation คือกระบวนการที่ใช้ ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมืออัตโนมัติ ในการดำเนินขั้นตอนต่างๆ ภายในองค์กรโดยไม่ต้องอาศัยการทำงานของมนุษย์มากนัก การนำระบบอัตโนมัติเข้ามาช่วยทำให้กระบวนการทำงานราบรื่น รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• การอนุมัติเอกสารอัตโนมัติ

• การส่งอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติ

• ระบบออกใบแจ้งหนี้โดยไม่ต้องใช้แรงงานมนุษย์

• ระบบจัดการคำขออนุมัติภายในองค์กร

Automation กับการจัดการเอกสาร

การจัดการเอกสารในองค์กรเป็นกระบวนการที่มีหลายขั้นตอน ตั้งแต่การสร้าง การตรวจสอบ การอนุมัติ ไปจนถึงการจัดเก็บและการเรียกใช้เอกสาร โดยทั่วไป กระบวนการเหล่านี้มักใช้แรงงานคน ซึ่งอาจทำให้เกิดความล่าช้าและข้อผิดพลาดได้ การนำ Automation มาใช้ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นในหลายด้าน

1. ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น

• จากเดิมที่ต้องมีพนักงานตรวจสอบและส่งต่อเอกสารหลายขั้นตอน ระบบอัตโนมัติช่วยให้สามารถส่งเอกสารไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องได้ทันที

• ลดระยะเวลาที่ใช้ในการรอการอนุมัติ

2. เพิ่มความถูกต้องและแม่นยำ

• ลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ

• ใช้ Optical Character Recognition (OCR) ในการแปลงข้อมูลจากเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลโดยอัตโนมัติ

3. ปรับปรุงการเข้าถึงเอกสาร

• ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที

• ปรับปรุงระบบรักษาความปลอดภัยโดยกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง

4. รองรับการทำงานระยะไกล

• พนักงานสามารถอนุมัติเอกสารจากที่ไหนก็ได้ผ่านระบบออนไลน์

• รองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

อ่านเพิ่มเติม :   Paperless Office 5 เหตุผลที่องค์กรควรใช้ แทนการจัดเก็บแบบเดิม

แนวทางการนำ Automation ไปใช้ในองค์กร

1. ระบุขั้นตอนที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติ

เริ่มต้นโดยการวิเคราะห์กระบวนการทำงานที่ใช้เอกสาร แล้วเลือกส่วนที่สามารถปรับปรุงให้เป็นดิจิทัลได้ เช่น:

• การจัดเก็บและเรียกใช้เอกสาร

• การอนุมัติเอกสารภายในองค์กร

• การออกใบแจ้งหนี้และเอกสารทางการเงิน

2. เลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

มีซอฟต์แวร์และแพลตฟอร์มมากมายที่ช่วยให้เป็นไปอย่างราบรื่น เช่น:

• Microsoft Power Automate – ระบบอัตโนมัติที่สามารถเชื่อมต่อกับ Microsoft Office

• Zapier – เครื่องมือที่ช่วยเชื่อมโยงแอปพลิเคชันหลายตัวให้ทำงานร่วมกัน

• DocuSign – ระบบจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

3. อบรมและปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร

• ให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับข้อดีและวิธีการใช้ระบบอัตโนมัติ

• ส่งเสริมให้พนักงานปรับตัวกับการทำงานแบบดิจิทัล

4. วัดผลและปรับปรุงระบบ

• ตรวจสอบว่าการใช้ Workflow Automation ช่วยลดเวลาและข้อผิดพลาดหรือไม่

• ปรับปรุงกระบวนการให้เหมาะสมกับลักษณะการทำงานขององค์กร

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร โทร. 02-551-2097 ต่อ 463 

ตัวอย่างการใช้งานในธุรกิจ

1. ธุรกิจด้านการเงินและบัญชี

• ระบบออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดในการออกเอกสาร

• ระบบแจ้งเตือนการชำระเงิน

2. ธุรกิจด้านทรัพยากรบุคคล

• การสมัครงานและการคัดกรองเรซูเม่อัตโนมัติ

• ระบบจัดเก็บสัญญาจ้างงานแบบดิจิทัล

3. ธุรกิจด้านโลจิสติกส์

• การสมัครงานและการคัดกรองเรซูเม่อัตโนมัติ

• ระบบจัดเก็บสัญญาจ้างงานแบบดิจิทัล

อ่านเพิ่มเติม : ระบบควบคุมเอกสาร ISO: มีความปลอดภัย ป้องกันข้อมูลรั่วไหลอย่างไร ?

สรุป

Workflow Automation ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน ลดต้นทุน และช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น องค์กรที่นำระบบอัตโนมัติมาใช้จะสามารถทำงานได้เร็วขึ้น มีความแม่นยำสูงขึ้น และรองรับการทำงานในยุคดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์ หากองค์กรของคุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน คือก้าวสำคัญที่คุณไม่ควรมองข้าม

The post Workflow Automation จัดการเอกสาร เพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจได้อย่างไร? appeared first on BangkokScan.

ในยุคที่อะไร ๆ ก็ทำผ่านออนไลน์กันหมดแล้ว แม้แต่การเซ็นเอกสารก็เช่นกัน สามารถใช้แอพพลิเคชั่นเซ็นและส่งเอกสารออนไลน์ได้ทันที ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารออกมา ไม่ต้องสแกน ไม่ต้องส่งแฟกซ์ สามารถทำทุกอย่างได้ผ่านโทรศัพท์มือถือ วันนี้ Bangkok Scan มีแอพพลิเคชั่นเซ็นเอกสารดี ๆ ที่ใช้งานง่าย มาแนะนำให้ แล้วชีวิตของคุณจะมีความสะดวกสบายขึ้นเยอะเลย

Application Scanner เป็นอีกหนึ่งอย่างที่ต้องมีติดมือถือไว้ เพื่อใช้งานทั้งเรื่องเรียน ไปจนถึงการทำงาน ที่จำเป็นต้องใช้เอกสารอยู่ตลอด ซึ่งการสแกนเอกสารเพื่อให้ได้ตัวอักษรที่คมชัด หรือการแปลงไฟล์ต่าง ๆ ก็สามารถทำได้ง่ายขึ้นแล้ว วันนี้เรามี 5 Application Scanner แนะนำ มาให้ทุกคนได้ลองเลือกใช้งานกันค่ะ

แอพพลิเคชั่นเซ็นเอกสารที่น่าใช้งานสำหรับ iOS และ Android

1. DocuSign

แอพพลิเคชั่นเซ็นเอกสารที่มาพร้อมฟังก์ชันการใช้งานที่ครบครัน ทั้งการเซ็นเอกสาร ส่งเอกสารไปให้คนอื่นเซ็น รวไปถึงความสามารถในการจัดการไฟล์เอกสารต่าง ๆ เพื่อให้สามารถเปิดดูเอกสารได้ตลอดเวลา และเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ และแอพพลิเคชัน DocuSign เปิดให้ใช้งานฟรีไม่มีค่าใช้จ่าย และใช้งานได้ไม่จำกัด

สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463

ดาวน์โหลดได้ที่ :

• ดาวน์โหลด DocuSign สำหรับ iOS
• ดาวน์โหลด DocuSign สำหรับ Android

2. PandaDoc

แอพพลิเคชั่น PandaDoc เป็นโปรแกรมเซ็นเอกสาร ที่มีหน้าการใช้งานที่มีสีสันฉูดฉาด สวยงาม น่าสนใจไม่น้อย แต่ก็มาพร้อมกับความสามารถที่ครอบคลุมเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการสร้างเอกสาร ส่งเอกสาร จนอีกฝ่ายได้รับ และเซ็นเอกสารส่งกลับมา เรียกได้ว่าทำงานได้ครบจบทุกขั้นในแอพเดียว

ดาวน์โหลดได้ที่ :

• ดาวน์โหลด PandaDoc สำหรับ iOS
• ดาวน์โหลด PandaDoc สำหรับ Android

3. SignEasy

แอพพลิเคชั่น SignEasy เป็นแอพเซ็นเอกสารยอดนิยม สามารถทำได้ทั้งเซ็นเอกสาร และส่งเอกสารไปให้คนอื่นเซ็น หรือกรอกข้อมูลในรูปแบบไฟล์ PDF และอื่น ๆ อีกมากมาย เซ็นเอกสารแบบออนไลน์ได้หลากหลายช่องทาง ไม่ว่าจะเป็นทางอีเมล หรือบริการ Cloud Storage ต่าง ๆ สามารถใช้งานรวมกับระบบอื่น ๆ รวมทั้งการเชื่อมต่อบริการอื่น ๆ ได้ มีทั้งแบบให้ใช้งานแบบฟรี และแบบเสียเงินเพื่อเข้าใช้ฟีเจอร์เสริมอื่น ๆ ได้อีกมากมาย

ดาวน์โหลดได้ที่ :

• ดาวน์โหลด SignEasy สำหรับ iOS
• ดาวน์โหลด SignEasy สำหรับ Android

4. SignNow

แอพพลิเคชั่น SignNow เป็นแอพเซ็นเอกสารดิจิตอลที่ใช้งานง่าย รองรับทั้ง iOS และ Android รองรับการอัพโหลดไฟล์เอกสารในรูปแบบ DOC หรือ PDF รวมไปถึงไฟล์รูปภาพ และกรอกลายเซ็นได้เลย อีกทั้งเครื่องมือที่ใช้ในการแก้ไขไฟล์เอกสารก็มีมาพร้อมในแอพพลิเคชั่น SignNow อย่างเช่น การเพิ่มข้อความ (Text) เข้าไปในเอกสาร เป็นต้น

หากใครกำลังมองหาแอพพลิเคชั่นที่ใช้งานไม่ยุ่งยาก นี้เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่จะเพิ่มความคล่องตัวในยุคดิจิตอล และเข้ากับแนวคิดไร้กระดาษ (Paperless) ได้เป็นอย่างดี

ดาวน์โหลดได้ที่ :

• ดาวน์โหลด SignNow สำหรับ iOS
• ดาวน์โหลด SignNow สำหรับ Android

5. Adobe Fill & Sign

แอพพลิเคชั่นกรอกและเซ็นเอกสารจาก Adobe ที่สามารถดาวน์โหลดมาใช้งานได้ฟรี เน้นการใช้งานแบบง่าย ๆ แค่เซ็นเอกสารแล้วส่งแบบออนไลน์ นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันสแกนเอกสารเพื่อเซ็นแล้วส่งได้ในทันทีอีกด้วย ไม่ต้องสั่งพิมพ์ หรือส่งแฟกซ์ให้ยุ่งยาก

ดาวน์โหลดได้ที่ :

• ดาวน์โหลด Adobe Fill & Sign สำหรับ iOS
• ดาวน์โหลด Adobe Fill & Sign สำหรับ Android

สรุป

แอพพลิเคชั่นเซ็นเอกสารตัวช่วยดี ๆ ที่ทุกคนควรมีติดมือถือ จะได้ไม่จำเป็นต้องเข้าไปรับเอกสาร ส่งเอกสาร สามารถเซ็นเอกสารแล้วส่งทางออนไลน์ได้เลย ชีวิตสะดวกขึ้น ประหยัดกระดาษ ประหยัดเวลา อย่ารอช้ารีบไปตามดาวน์โหลดกันเลยค่า

อ่านเพิ่มเติม : แนะนำ 5 APP สแกนเอกสารบนมือถือ ใช้งานง่าย ชัดทุกตัวอักษร

ติดต่อกับเรา Bangkok Scan ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการสแกนเอกสาร และระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อประหยัดเวลาและเงินของท่าน

The post 5 App เซ็นเอกสารออนไลน์ ที่นักธุรกิจต้องมีติดมือถือ appeared first on BangkokScan.

ดังนั้นการเลือกใช้เครื่องสแกนเนอร์นั้นก็เป็นเรื่องสำคัญ คุณจะรู้ได้ยังไงว่า เครื่องสแกนเนอร์แบบไหนที่เหมาะกับการใช้งานภายในองค์กรของคุณ และเลือกใช้เครื่องสแกนเนอร์ยังไงให้ได้ประโยชน์สูงที่สุด วันนี้เรามีวิธีการเลือกใช้มาฝาก มาดูกันเลยค่ะ

สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463

การเลือกเครื่องสแกนเนอร์ให้เหมาะกับองค์กรของคุณ

การเลือกเครื่องสแกนเนอร์ให้เหมาะสมกับขนาด และรูปแบบธุรกิจของคุณนั้น ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องฟุ่มเฟือยไปกับอุปกรณ์ระดับ High-End เพราะสำหรับงานในองค์กรขนาดเล็กนั้น  อุปกรณ์แบบ All-in-One ที่มีคุณภาพระดับใช้งานทั่วไป ก็อาจตอบโจทย์การใช้งานภายในองค์กรของคุณแล้ว ตัวอย่างเช่น เครื่องสแกนเนอร์รุ่น HP Envy 5030 ที่สามารถตอบสนองความต้องการในเรื่องของงานสแกน และงานพิมพ์ต่าง ๆ สำหรับบริษัทที่มีพนักงานประมาณ 5-6 คน ซึ่งสามารถรองรับได้ทั้งการเชื่อมต่อด้วย USB และ Wi-Fi ดังนั้นเป็นเรื่องที่ง่ายที่จะแบ่งปันความสามารถในการสแกน สำหรับพนักงานหลาย ๆ คน

ความแตกต่างของเครื่องสแกนเนอร์ระดับ Consumer และ Business

เครื่องสแกนเนอร์ในระดับ Consumer นั้น อาจจะเพียงพอสำหรับการใช้งานในสำนักงานขนาดเล็ก แต่ถ้าหากว่าคุณต้องสแกนเอกสารจำนวนหลายสิบหน้าในทุกวัน คุณอาจจะต้องมองหาเครื่องสแกนเนอร์สำหรับใช้งานในระดับองค์กร ที่สร้างขึ้นมารองรับภาระงานในระดับมืออาชีพ

เครื่องสแกนเนอร์ในระดับ Consumer นั้น อาจจะเพียงพอสำหรับการใช้งานในสำนักงานขนาดเล็ก แต่ถ้าหากว่าคุณต้องสแกนเอกสารจำนวนหลายสิบหน้าในทุกวัน คุณอาจจะต้องมองหาเครื่องสแกนเนอร์สำหรับใช้งานในระดับองค์กร ที่สร้างขึ้นมารองรับภาระงานในระดับมืออาชีพ

เครื่องสแกนเนอร์แบบเลื่อนกระดาษอัตโนมัติ

สำหรับเครื่องสแกนเนอร์ที่มีขนาดใหญ่ และมีความรวดเร็ว ซึ่งเครื่องสแกนเนอร์ประเภทนี้ จะรับกระดาษแล้วค่อย ๆ เลื่อนหน้ากระดาษแผ่นตัวป้อนเอกสารแบบอัตโนมัติ แต่ถ้ามองไปรอบ ๆ ตัวคุณ คุณจะพบเครื่องสแกนเนอร์ที่มีขนาดกะทัดรัดอย่างเครื่องสแกนเนอร์ของ Fujitsu ก็จัดว่าเป็นหนึ่งในผู้ผลิตที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในเรื่องนี้ และยังถือครองส่วนแบ่งการตลาดไว้ได้มากที่สุด ด้วยผลิตภัณฑ์ที่อยู่กลุ่ม Scansnap ของพวกเขา

ส่วนฟังก์ชันอื่นที่น่าสนใจก็คือ ฟังก์ชันพิเศษที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับการสแกนนามบัตรและใบเสร็จรับเงินเพื่อความพร้อมในการใช้งาน พร้อมถาดเสริมสำหรับเอกสารขนาดต่าง ๆ รวมทั้งการยึดเอกสารขนาดใหญ่ที่ต้องพับครึ่งก่อนที่จะป้อนเข้าเครื่องสแกน และที่มากไปกว่านั้น ในทางเทคนิคแล้วมันเป็นเครื่องสแกนเนอร์ 2 เครื่องในหนึ่งเดียว เพราะด้วยหัวสแกนแบบคู่ที่ช่วยให้สามารถสแกนได้ทั้งด้านหน้า และด้านหลังของเอกสารพร้อมกันด้วยการสแกนเพียงครั้งเดียว เพื่อให้การแสกนทั้ง 2 ด้านเป็นเรื่องไม่ยุ่งยากอีกต่อไป

โซลูชั่นซอฟต์แวร์

จะเห็นได้ชัดว่ามีระบบการสแกนที่หลากหลายเพื่อตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกันให้คุณได้เลือกใช้ แต่ฮาร์ดแวร์กลับมีเพียงครึ่งหนึ่งของสมการ เพราะแม้แต่เครื่องสแกนเนอร์ที่ราคาไม่แพงก็ยังสามารถจับภาพที่มีความละเอียดสูง ๆ ได้ แต่การที่จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากความสามารถของเครื่องสแกนเนอร์นั้น คุณต้องเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมด้วยเช่นกัน

เครื่องมือฟรี

หากคุณกำลังคิดว่าคุณใช้ Scanning Software ที่มีอยู่ใน Windows ให้คุณลองคิดทบทวนใหม่อีกครั้งว่า นั่นเป็นเพราะว่ามันไม่มีให้คุณเลือกใช้ อย่างไรก็ตามคุณสามารถดาวน์โหลดแอพพลิเคชั่นพื้นฐานสำหรับการสแกนเอกสารได้จาก Microsoft Store แต่แอพพลิเคชั่นดังกล่าวจะไม่มีฟีเจอร์ OCR รวมอยู่ด้วย ดังนั้นจึงไม่มีประโยชน์สำหรับธุรกิจโดยทั่วไป หรือถ้าคุณต้องการที่จะใช้ซอฟต์แวร์ฟรี ทางออกที่ดีที่สุดของคุณก็อาจจะเป็นแอพพลิเคชั่น OneNote เพราะมีความสามารถในการจดจำข้อความในเอกสารที่คุณสแกนหรือถ่ายภาพไว้ได้ ซึ่งในการใช้ฟีเจอร์ที่ว่านี้ให้คุณวางภาพของคุณในบันทึกย่อ จากนั้นคลิกขวาแล้วเลือก “คัดลอกข้อความจากภาพ” จากนั้นคุณสามารถวางข้อความที่ถูกคัดลอกมาได้ในทุกที่ที่คุณต้องการ

การค้นหารูปแบบของเครื่องสแกนเนอร์ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

สำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ได้ในระยะยาว เอกสารดังกล่าวจะต้องได้รับการจัดเก็บในรูปแบบมาให้มีความทนทาน ปลอดภัย ซึ่งการจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF นั้นได้รับการรับรองอย่างเป็นทางการ โดยองค์กรมตรฐานอย่าง ISO ว่าถูกออกแบบมาโดยมีเป้าหมายเฉพาะเพื่อขยายเวลาในการจัดเก็บเอกสารให้ยาวนานยิ่งขึ้น ด้วยเหตุผลนี้มันจึงไม่สามารถรองรับคุณสมบัติขั้นสูงบางอย่าง การเข้ารหัสซึ่งอาจจะทำให้เอกสารไม่สามารถเปิดอ่านได้ในอนาคต นอกจากนี้มันยังต้องการให้ฝังฟอนต์ทั้งหมด ลงในไฟล์ เพื่อให้การจัดการรูปแบบดั้งเดิมถูกเก็บรักษาไว้ และยังกำหนดไว้ด้วยว่าไฟล์ต่าง ๆ จะต้องมีคำอธิบายประกอบที่เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร เช่น หัวเรื่อง ผู้แต่งและคำสำคัญอย่างครบถ้วน เพื่อช่วยในการทำดัชนี และยังช่วยให้ผู้อ่านสามารถค้นหาเอกสารได้ง่ายยิ่งขึ้น

อ่านเพิ่มเติม : เริ่มต้นองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร

สรุป

เนื่องจากจำนวนของวันทำงานที่น้อยลง เพราะหายไปกับการจัดการเอกสาร และเวลาที่เหลือน้อยเต็มทีนั้นก็จะต้องเสียไปกับการปฏิบัติงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ แต่ก็ยังมีอีกหลายองค์กรที่สามารถลดค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ลงไปได้ภายในระยะเวลาเพียงไม่นาน ดังนั้นถ้าหากคุณยังต้องเผชิญกับปัญหาการจัดเก็บเอกสารแบบเดิม ๆ ถึงเวลาแล้วที่จะต้องนำเรื่องนี้มาพิจารณา

ติดต่อกับเรา Bangkok Scan ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการสแกนเอกสาร และระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อประหยัดเวลาและเงินของท่าน

The post วิธีที่จะทำให้องค์กรของคุณได้ประโยชน์จากเครื่องสแกนเนอร์มากที่สุด appeared first on BangkokScan.

เทรนด์ออฟฟิศไร้กระดาษในปัจจุบันเป็นที่นิยมอย่างมากสำหรับหลาย ๆ ธุรกิจ ออฟฟิศไร้กระดาษหรือที่เรียกกันว่า Paperless ถูกนำมาใช้บรรยายวิวัฒนาการของคมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีที่จะเข้ามาเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานเดิม ๆ มาเป็นรูปแบบใหม่ เรียกได้ว่าออฟฟิศยุคใหม่ ใส่ใจสิ่งแวดล้อมขึ้นก็ไม่แปลกค่ะ

แต่การที่เราจะเลิกใช้กระดาษไปเลยก็ดูไม่ใช่เรื่องง่ายในเชิงปฏิบัติ แต่อย่างไรก็ตามด้วยเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในปัจจุบัน จะช่วยให้คุณสามารถพัฒนาธุรกิจ ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มความสามารถในการทำงานที่มากขึ้นกว่าเดิมแน่นอนค่ะ อีกทั้งยังมีเรื่องของประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้นเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย

สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463

เทคนิคก้าวสู่ออฟฟิศไร้กระดาษได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. ระบุจำนวนกระดาษที่ใช้ในออฟฟิศ
   ในขั้นตอนแรกของการเป็นออฟฟิศไร้กระดาษเลยก็คือ การทำความเข้าใจว่าธุรกิจของคุณใช้กระดาษอย่างไรบ้าง ใช้ในปริมาณเท่าไหร่ จัดเก็บกระดาษกันอย่างไร และหากพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษของคุณนั้นมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ การที่เรามีข้อมูลเหล่านี้เพื่อใช้สำหรับอ้างอิง จะช่วยให้สามารถระบุวิธีการแก้ปัญหา และประเมินความก้าวหน้าของเป้าหมายทางธุรกิจนี้ได้ดียิ่งขึ้น

2. ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการพิมพ์เอกสาร
   การทำงานในลักษณะที่เอาแต่สั่งพิมพ์เอกสารออกมาอยู่ในรูปแบบกระดาษจากเครื่องพิมพ์มาค้างอยู่ในกะบะเอกสาร จนสุดท้ายหาเจ้าของไม่ได้ก็ต้องถูกทิ้งลงในถังขยะ และนั้นคือพฤติกรรมของพนักงานที่เป็นไปโดยอัติโนมัติ เพราะเป็นขั้นตอนการใช้งานที่ง่ายเกินไป ดังนั้นถ้าหากเราหันมาใช้เทคโนโลยีการจัดการข้อมูล หรือเทคโนโลยีที่ช่วยในเรื่องการจัดการเอกสาร หรือการบังคับใส่รหัสผ่านเพื่อให้เอกสารสั่งพิมพ์ กรณีที่ผู้ใช้ไม่ได้มากดรับเอกสารที่เครื่องภายใน 24 ชั่วโมง ก็จะถูกลบจากคิวงานพิมพ์เป็นต้นนั้น พบว่าสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายต่อเดือนได้ถึงประมาณ 15%

3. คิดนอกกรอบด้วยโซลูชั่นแบบฮาร์ดแวร์
   ในองค์กรหรือหน่วยงานมักมีพนักงานไม่น้อยที่สั้งพิมพ์เอกสารเพื่อนำมาใช้เปรียบเทียบข้อมูลกับอย่างอื่น ดังนั้นหากเราจัดหาจอมอนิเตอร์เพิ่มให้พนักงาน จะช่วยลดความจำเป็นในการพิมพ์งานในรูปแบบกระดาษได้จากการที่สามารถเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างหน้าจอ นอกจากนี้ยังมีผลวิจัยที่ชี้ว่า การมีจอมอนิเตอร์ 2 จอ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และให้ประโยชน์ในเรื่องความสะดวกสบายในการทำงานด้วย

4. คอยเช็คคอยตรวจสอบปริมาณการใช้งาน
   เนื่องด้วยทุกบริษัทต้องมีการจัดทำบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอยู่แล้ว ตรงนี้ก็ไม่ได้เป็นเรื่องที่ยากมากนักที่จะตรวจสอบ ช่วยติดตามการใช้งานที่ไม่ได้สำคัญต่อธุรกิจ อย่างการใช้โซลูชั่นง่ายๆ เช่น EZ Charger Xpress จะทำให้ SME ต่าง ๆ มีข้อมูลการคัดลอก พิมพ์ สแกน และการส่งแฟ็กซ์ รวมทั้งสามารถตั้งปริมาณจำกัดการใช้งานของผู้ใช้แต่ละรายได้

5. นำ E-Form เข้ามาใช้ในการทำงาน
   แม้ว่ายุคของการกรอกแบบฟอร์มงในกระดาษยังไม่หมดไปยังไม่หมดไป แต่ปัจจุบันก็มีบริษัทหลาย ๆ แห่ง หันมาใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์หรือที่เราเรียกว่า e-From สำหรับทั้งพนักงาน และลูกค้ากรอกข้อมูลผ่านทางออนไลน์กันมากขึ้น ซึ่งถือเป็นแนวทางที่ฉลาดในการลดการใช้กระดาษ และยังช่วยความซ้ำซ้อน หรือการสูญหายของข้อมูลอีกด้วย แต่คุณค่าที่เกิดขึ้นจริง ๆ นั้นไม่ได้มีแค่การประหยัดค่าใช้จ่ายเพียวอย่างเดียว แต่ยังให้ประสบการณ์การใช้งานอย่างต่อเนื่องและราบรื่นอีกด้วย

6. ทำความเข้าใจเกี่ยวกับมาตรฐานและกฏหมาย
   การจัดการให้สอดคล้องกับกฏหมายหรือข้อกำหนดมาตรฐาน ที่จำเป็นต่อธุรกิจของคุณ มีอยู่ 2 ทางเลือกด้วยเช่นกัน เช่น การทำความเข้าใจกับสิ่งที่บันทึก และทบทวนนโยบายของธุรกิจเกี่ยวกับการเก็บรักษาข้อมูลที่เป็นความลับต่าง ๆ ซึ่งถ้าหากยังไม่มีนโยบายดังกล่าว ก้เป็นเรื่องที่สามารถกำหนดได้ โดยดูความต้องการขององค์กรเป็นหลัก ว่ามีความยืดหยุ่นมากน้อยแค่ไหน

7. ลงลายมือชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์
   การนำระบบการอนุติเอกสารแบบออนไลน์มาใช้ หรือ e-Signature มาใช้ทั้งกับลูกค้าเอง หรือแม้กระทั้งการจัดการเอกสารภายในองค์กรด้วยนั้น จะช่วยประหยัดทั้งเวลา และเอกสารที่ใช้ด้วย ดังนั้นจึงควรมองหาทางเลือกของระบบ e-Signature ที่เป็นส่วนหนึ่งของโซลูชั่นการจัดการเอกสาร อย่างเช่น โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM ที่มีระบบ Workflow อนุมัติเอกสารออนไลน์ ที่มีฟีเจอร์รักษาความปลอดภัย จัดเก็บ และจัดการเอกสารให้อยู่ในรูปแบบอิเล็คทรอนิกส์อย่างครบครัน

อ่านเพิ่มเติม : Workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

8. โซลูชั่นการสแกนเอกสาร
   การเลือกอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน และซอฟแวร์ที่เข้ากันได้ จะทำให้ความสามารถในการสแกนเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษไปเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ได้เพียงไม่กี่คลิก

อ่านเพิ่มเติม : เทคโนโลยีการสแกนเอกสาร

9. ระบบบริหารจัดการเอกสาร
   ลองหันมาใช้บริการระบบบริหารจัดการเอกสารหรือโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร จะช่วยลดการใช้กระดาษลงไปได้มาก โดยเป้าหมายก็คือยกระดับความสามารถการทำงาน ลดค่าใช้จ่าย และเกิดประโยชนืการทำงานมากที่สุด ซึ่งจะมีการตรวจสอบและพัฒนาระบบตลอดเวลา ตั้งแต่การสแกน การแชร์ข้อมูล การจัดการเอกสาร การแสดงผล การค้นหา รวมไปถึงการจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย

อ่านเพิ่มเติม : เริ่มต้นองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร

สรุป

สำหรับองค์กรที่กำลังเริ่มต้นเข้าสู่ยุคออฟฟิศไร้กระดาษ การสร้างสถานที่ที่ทำงานที่ไม่มีกระดาษ หรือการลดใช้กระดาษลงนั้นไม่สามารถที่จะเกิดขึ้นได้เพียงชั่วข้ามคืน หรือเป็นแค่โครงการหนึ่งโครงการ แต่จำเป็นต้อวมีการผลักดันอย่างต่อเนื่องและมองหาโซลูชั่นใหม่ ๆ มาช่วยในการจัดการเอกสารมากมายในองค์กร รวมไปถึงการปลูกฝังให้พนักงานรู้จักข้อดีของการใช้ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์มากกว่าการใช้กระดาษ

ติดต่อกับเรา Bangkok Scan ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการสแกนเอกสาร และระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อประหยัดเวลาและเงินของท่าน

The post เทคนิคการสร้างออฟฟิศไร้กระดาษ appeared first on BangkokScan.